Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Website user-flow.de, der webbasierten Anwendung app.user-flow.de sowie sämtlicher hierüber angebotener Dienste ist:

User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G.

Alt-Möllner-Straße 37–42, Gebäude B

23879 Mölln

Deutschland

E-Mail: info@user-flow.de

Website: https://user-flow.de

CRM-Anwendung: https://app.user-flow.de

Sofern in dieser Datenschutzerklärung die Begriffe „User Flow“, „wir“, „uns“ oder „unser“ verwendet werden, ist hiermit stets die User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeint.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht vorliegen. Sollte künftig ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle veröffentlicht.

Für sämtliche Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zur Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten wenden.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für die öffentliche Website von User Flow als auch für die CRM-Anwendung, soweit nachfolgend keine abweichenden Regelungen getroffen werden.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche von der User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) angebotenen digitalen Dienste, soweit im Rahmen ihrer Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Sie gilt insbesondere für folgende Angebote:

• die Unternehmenswebsite unter https://user-flow.de einschließlich sämtlicher Unterseiten,
• die webbasierte CRM-Anwendung unter https://app.user-flow.de,
• sämtliche Funktionen, Module und Dienste innerhalb der CRM-Anwendung,
• sämtliche Kommunikationswege zwischen Nutzern und User Flow, insbesondere per E-Mail sowie über offizielle Supportkanäle,
• sowie für zukünftige Erweiterungen der Plattform, sofern auf diese in dieser Datenschutzerklärung verwiesen wird oder sie auf diese Datenschutzerklärung Bezug nehmen.

Diese Datenschutzerklärung gilt unabhängig davon, ob unsere Dienste über einen Desktop-Computer, ein Notebook, ein Tablet, ein Smartphone oder ein anderes internetfähiges Endgerät genutzt werden.

Sie gilt ebenfalls unabhängig davon, in welchem Land sich ein Nutzer befindet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den sonst anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union.

Unsere Dienste richten sich an Nutzer aus verschiedenen Ländern. Aus diesem Grund stellen wir diese Datenschutzerklärung in deutscher sowie in englischer Sprache zur Verfügung.

Sollten zwischen verschiedenen Sprachfassungen Auslegungsunterschiede oder Übersetzungsabweichungen bestehen, ist ausschließlich die deutsche Fassung dieser Datenschutzerklärung maßgeblich.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt sowohl Verarbeitungen, bei denen User Flow selbst als Verantwortlicher handelt, als auch Verarbeitungen, die User Flow im Auftrag seiner Kunden durchführt.

Soweit User Flow personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, bleibt der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung durch User Flow richtet sich in diesen Fällen ergänzend nach der zwischen User Flow und dem jeweiligen Kunden geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie den dokumentierten Weisungen des Kunden.

Für eigenständige Verarbeitungen durch Drittanbieter oder Betreiber unterstützter Drittplattformen gelten ergänzend deren jeweilige Datenschutzbestimmungen.

3. Begriffsbestimmungen

Zur besseren Verständlichkeit dieser Datenschutzerklärung werden die nachfolgenden Begriffe einheitlich verwendet.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung personenbezogene Bezeichnungen ausschließlich in der männlichen Form verwendet werden, dienen diese ausschließlich der besseren Lesbarkeit. Sie beziehen sich gleichermaßen auf Personen aller Geschlechter.

3.1 User Flow

User Flow bezeichnet die von der User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) betriebene Softwareplattform einschließlich der Unternehmenswebsite unter user-flow.de, der webbasierten CRM-Anwendung unter app.user-flow.de sowie sämtlicher damit verbundenen Funktionen, Module und Dienstleistungen.

3.2 Nutzer

Als Nutzer gelten sämtliche Personen, die auf die Website oder die CRM-Anwendung zugreifen oder die Dienste von User Flow verwenden.

Je nach Berechtigung können Nutzer insbesondere als Agentur, Creator oder Chatter innerhalb der Plattform tätig sein.

3.3 Agentur

Eine Agentur ist ein Unternehmer oder Unternehmen, das innerhalb von User Flow einen oder mehrere Creator verwaltet und hierfür Mitarbeiter oder externe Chatter einsetzen kann.

Die Agentur verwaltet die ihr zugeordneten Creator-Accounts und ist für die Einrichtung sowie Verwaltung der ihr zugewiesenen Chatter verantwortlich.

3.4 Creator

Ein Creator ist die Person oder das Unternehmen, deren bzw. dessen Konto einer unterstützten Drittplattform innerhalb von User Flow verwaltet wird.

Ein Creator kann seinen Account selbst verwalten oder die Verwaltung ganz oder teilweise einer Agentur übertragen.

3.5 Chatter

Ein Chatter ist eine von einer Agentur oder einem Creator autorisierte Person, die innerhalb von User Flow Kommunikationsaufgaben übernimmt.

Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf die ihnen durch die jeweilige Agentur oder den Creator zugewiesenen Bereiche und verfügen lediglich über die jeweils eingeräumten Berechtigungen.

3.6 Fan

Als Fan werden Nutzer unterstützter Drittplattformen bezeichnet, mit denen Creator oder Chatter innerhalb der Plattform kommunizieren oder interagieren.

Fans sind keine Nutzer von User Flow im eigentlichen Sinne. Personenbezogene Daten von Fans können jedoch im Rahmen der Nutzung der Software verarbeitet werden, soweit dies für die Nutzung der angebotenen Funktionen erforderlich ist.

3.7 Unterstützte Drittplattformen

Unterstützte Drittplattformen sind externe Online-Plattformen, die von unabhängigen Drittanbietern betrieben werden und mit User Flow verbunden werden können.

User Flow ist weder Betreiber noch Anbieter dieser Drittplattformen und entscheidet nicht über deren eigenständige Datenverarbeitung.

Die Anbindung einer unterstützten Drittplattform erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Nutzers, um innerhalb von User Flow die gewünschten Funktionen bereitzustellen.

Je nach technischer Ausgestaltung und den verfügbaren Funktionen der jeweiligen Drittplattform können unterschiedliche Arten personenbezogener Daten verarbeitet, angezeigt oder synchronisiert werden. Der konkrete Umfang richtet sich nach den vom Nutzer verwendeten Funktionen sowie den technischen Möglichkeiten der jeweiligen Drittplattform.

Zum Zeitpunkt dieser Datenschutzerklärung unterstützt User Flow insbesondere folgende Drittplattformen:

• Maloum
• 4Based

Weitere Drittplattformen können künftig ergänzt werden.

3.8 CRM

Als CRM (Customer Relationship Management System) wird die von User Flow bereitgestellte webbasierte Software bezeichnet.

Das CRM dient insbesondere der Verwaltung von Creator-Accounts, der Organisation von Kommunikationsprozessen, der Analyse von Aktivitäten sowie der Bereitstellung weiterer produktbezogener Funktionen.

3.9 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Hierzu gehören insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Benutzerkennungen, Kommunikationsdaten, Standortdaten, Online-Kennungen oder sonstige Informationen, die einer natürlichen Person direkt oder indirekt zugeordnet werden können.

3.10 Verarbeitung

Als Verarbeitung gilt jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Hierzu zählen insbesondere das Erheben, Speichern, Organisieren, Strukturieren, Abrufen, Verwenden, Übermitteln, Synchronisieren, Archivieren, Einschränken, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten.

3.11 Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Verantwortlicher im Sinne dieser Datenschutzerklärung ist die User Flow LT UG (haftungsbeschränkt).

3.12 Auftragsverarbeiter

Ein Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen und grundsätzlich nach dessen dokumentierten Weisungen verarbeitet.

User Flow kann selbst als Auftragsverarbeiter für seine Kunden tätig werden, soweit personenbezogene Daten innerhalb der CRM-Anwendung ausschließlich nach den Weisungen des jeweiligen Kunden verarbeitet werden.

Daneben kann User Flow seinerseits externe Auftragsverarbeiter einsetzen, insbesondere für Hosting, Server- und Datenbankinfrastruktur, E-Mail-Versand, technische Sicherheit oder vergleichbare Infrastrukturleistungen.

Die konkrete datenschutzrechtliche Rollenverteilung richtet sich nach der tatsächlichen Ausgestaltung des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs.

3.13 Bot

Ein Bot bezeichnet innerhalb von User Flow optionale Automatisierungsfunktionen, die abhängig von der jeweils unterstützten Drittplattform verschiedene Arbeitsabläufe unterstützen können.

Hierzu können insbesondere Funktionen zum Auffinden, Organisieren und Verwalten von Nutzern, zur Erstellung und Verwaltung von Listen sowie zur automatisierten Durchführung von Kommunikations- oder Interaktionsprozessen gehören.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach den jeweils unterstützten Drittplattformen, den vom Nutzer aktivierten Funktionen sowie den technischen Möglichkeiten der jeweiligen Plattform.

Die Nutzung des Bots erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Nutzers.

3.14 Translator

Der Translator bezeichnet eine optionale Funktion innerhalb von User Flow zur automatisierten Übersetzung von Kommunikationsinhalten.

Soweit Nutzer diese Funktion verwenden, können hierfür die zur Durchführung der Übersetzung erforderlichen Inhalte an einen hierfür eingesetzten Übersetzungsdienst übermittelt werden.

Der konkrete Funktionsumfang sowie der jeweils eingesetzte Übersetzungsdienst können sich im Rahmen der technischen Weiterentwicklung von User Flow ändern.

Die Nutzung des Translators erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des jeweiligen Nutzers.

4. Grundsätze der Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten hat für User Flow einen hohen Stellenwert. Sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten erfolgen ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den sonstigen anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.

Bei der Entwicklung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung unserer Dienste achten wir darauf, personenbezogene Daten nur in dem Umfang zu verarbeiten, der für die Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist. Dabei orientieren wir uns insbesondere an den folgenden datenschutzrechtlichen Grundsätzen.

4.1 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich verarbeitet, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

Je nach Verarbeitungsvorgang erfolgt die Verarbeitung insbesondere

• zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• aufgrund berechtigter Interessen von User Flow oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
• oder auf Grundlage einer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern eine solche erforderlich ist.

Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage wird in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang gesondert erläutert.

4.2 Zweckbindung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verarbeitet.

Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, soweit hierfür eine eigenständige gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat.

4.3 Datenminimierung

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung, den sicheren Betrieb sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Dienste erforderlich sind.

Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen können, weisen wir hierauf ausdrücklich hin.

4.4 Richtigkeit der Daten

Wir bemühen uns, personenbezogene Daten aktuell und sachlich richtig zu halten.

Nutzer können unrichtige oder veraltete Daten jederzeit im Rahmen der verfügbaren Funktionen berichtigen oder sich hierzu an unseren Support wenden.

4.5 Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen oder die betroffene Person hierin eingewilligt hat.

Die konkreten Speicherfristen werden in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung erläutert.

4.6 Integrität und Vertraulichkeit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder sonstigen unzulässigen Verarbeitungen zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung, Authentifizierung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie weitere dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmechanismen.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen finden sich in Abschnitt „Datensicherheit“ dieser Datenschutzerklärung.

4.7 Transparenz

Uns ist es wichtig, nachvollziehbar darzustellen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, aus welchen Gründen dies geschieht und welche Rechte betroffenen Personen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung soll einen möglichst vollständigen und verständlichen Überblick über sämtliche wesentlichen Verarbeitungsvorgänge innerhalb der von User Flow angebotenen Dienste geben.

Sollten trotz dieser Datenschutzerklärung Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen, können sich betroffene Personen jederzeit über die in Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

5. Besuch der Website

Beim Besuch unserer Website https://user-flow.de werden automatisch bestimmte Informationen verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie Fehler analysieren und beheben zu können.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt unabhängig davon, ob Sie sich registrieren oder unsere Dienste später nutzen.

5.1 Verarbeitete Daten

Beim Aufruf unserer Website können insbesondere folgende personenbezogene Daten automatisch verarbeitet werden:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Zeitzone,
• aufgerufene Seiten und Dateien,
• HTTP-Statuscode,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite, sofern vom Browser übermittelt),
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Spracheinstellungen des Browsers,
• Geräteinformationen,
• Zugriffsprotokolle (Server-Logs),
• sowie weitere technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

5.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Auslieferung unserer Website,
• Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer Systeme,
• Sicherstellung der IT-Sicherheit,
• Erkennung und Abwehr von Angriffen oder Missbrauch,
• Fehleranalyse und technische Wartung,
• Stabilitäts- und Performanceoptimierung,
• Dokumentation sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• Durchsetzung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche, soweit erforderlich.

5.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website sicher, stabil, funktionsfähig und gegen Angriffe geschützt bereitzustellen.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.4 Speicherdauer

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme erforderlich ist.

Eine längere Speicherung erfolgt ausschließlich,

• soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
• soweit dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist,
• oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Die konkreten Speicherfristen können je nach Art der jeweiligen Protokolldaten unterschiedlich ausfallen.

5.5 Empfänger der Daten

Im Rahmen des Betriebs unserer Website können personenbezogene Daten insbesondere durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die uns beim Hosting sowie beim Betrieb unserer Infrastruktur unterstützen.

Hierzu gehören insbesondere Hosting- und Infrastrukturdienstleister, deren Einsatz in Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung näher erläutert wird.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

5.6 Cloudflare Turnstile

Zur Absicherung unserer Website und der Registrierung gegen automatisierte Zugriffe sowie missbräuchliche Anfragen setzen wir Cloudflare Turnstile ein.

Cloudflare Turnstile dient dazu, zwischen menschlichen Nutzern und automatisierten Anfragen zu unterscheiden und dadurch die Sicherheit sowie die Verfügbarkeit unserer Dienste zu gewährleisten.

Im Rahmen der Nutzung von Cloudflare Turnstile können insbesondere technische Verbindungsdaten, Informationen über den verwendeten Browser und das Endgerät, die IP-Adresse sowie weitere technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden, soweit dies zur Durchführung der Sicherheitsprüfung erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website sowie die CRM-Anwendung vor missbräuchlicher Nutzung, automatisierten Angriffen und sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfällen zu schützen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Cloudflare können den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters entnommen werden.

5.7 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der in diesem Abschnitt genannten technischen Daten ist für den Betrieb unserer Website technisch erforderlich.

Ohne diese Daten kann unsere Website nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

6. Cookies und technische Speicherung

User Flow verwendet Cookies und vergleichbare technische Speichermechanismen, soweit dies für den Betrieb der Website, die Anmeldung, die Nutzung der CRM-Anwendung sowie die Sicherheit der Plattform erforderlich ist.

Darüber hinaus können auf der öffentlichen Website (Landingpage) Analyse-, Statistik- und Marketingtechnologien eingesetzt werden, um die Reichweite unserer Website zu messen, Werbekampagnen auszuwerten und interessenbezogene Werbung bereitzustellen.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Vergleichbare technische Speichermechanismen können insbesondere im Browser des Nutzers eingesetzt werden, um Sitzungen, Spracheinstellungen oder sicherheitsrelevante Informationen technisch bereitzustellen.

6.1 Technisch notwendige Cookies

User Flow setzt technisch notwendige Cookies ein, um die grundlegenden Funktionen der Website und der CRM-Anwendung bereitzustellen.

Hierzu gehören insbesondere Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen zur:

• Anmeldung und Authentifizierung,
• Verwaltung aktiver Sitzungen,
• Sicherstellung der Systemsicherheit,
• Speicherung technischer Einstellungen,
• Verhinderung von Missbrauch,
• Bereitstellung geschützter Bereiche innerhalb der CRM-Anwendung.

Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website und die CRM-Anwendung ordnungsgemäß funktionieren.

6.2 Session Cookies und Authentifizierung

Nach erfolgreicher Anmeldung können Session Cookies oder vergleichbare technische Speichermechanismen gesetzt werden.

Diese dienen dazu, den Nutzer während der Nutzung der CRM-Anwendung wiederzuerkennen und angemeldet zu halten.

Session Cookies verlieren grundsätzlich nach Ablauf ihrer Gültigkeit, nach Abmeldung oder nach Beendigung der Sitzung ihre Wirksamkeit.

6.3 Local Storage und vergleichbare Speichertechnologien

Soweit technisch erforderlich, kann User Flow auch den Local Storage oder vergleichbare Speichertechnologien des Browsers nutzen.

Dies kann insbesondere erforderlich sein, um technische Einstellungen, Sitzungsinformationen oder sicherheitsrelevante Informationen innerhalb der CRM-Anwendung bereitzustellen.

6.4 Analyse- und Marketingtechnologien

Auf der öffentlichen Website können zusätzlich Analyse- und Marketingtechnologien eingesetzt werden.

Diese dienen insbesondere dazu,

• die Nutzung der Website statistisch auszuwerten,
• die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen,
• Conversion-Ereignisse nachzuvollziehen,
• interessenbezogene Werbung anzuzeigen,
• Marketingmaßnahmen zu optimieren.

Hierfür können insbesondere Dienste folgender Anbieter eingesetzt werden:

• Meta Platforms Ireland Limited (Facebook Pixel / Meta Pixel)
• Google Ireland Limited (z. B. Google Analytics, Google Ads Conversion Tracking oder vergleichbare Dienste)

Der Einsatz dieser Technologien erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzlich erforderliche Einwilligung des Nutzers vorliegt.

6.5 Cookie-Einwilligung

Soweit der Einsatz von Cookies oder vergleichbaren Technologien nicht technisch erforderlich ist, erfolgt deren Nutzung ausschließlich nach vorheriger Einwilligung des Nutzers über das auf der Website eingesetzte Consent-Management-System (Cookie-Banner).

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder angepasst werden.

6.6 Rechtsgrundlagen

Die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät des Nutzers oder der Zugriff auf bereits dort gespeicherte Informationen erfolgt nach Maßgabe des § 25 TDDDG.

Soweit Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen unbedingt erforderlich sind, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt deren Einsatz auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung des Nutzungsvertrages erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit sie der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung der Website oder CRM-Anwendung dient.

Analyse-, Statistik- und Marketingtechnologien, die nicht technisch erforderlich sind, werden ausschließlich nach vorheriger Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder angepasst werden.

6.7 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Nutzung technisch notwendiger Cookies ist erforderlich, um die Website und die CRM-Anwendung vollständig bereitstellen zu können.

Werden technisch notwendige Cookies im Browser deaktiviert, können einzelne Funktionen der Website oder der CRM-Anwendung nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

7. Registrierung eines Benutzerkontos

Die Nutzung der CRM-Anwendung app.user-flow.de setzt die Erstellung eines Benutzerkontos voraus.

Die Registrierung setzt voraus, dass der Nutzer im Rahmen seiner gewerblichen, freiberuflichen oder sonstigen selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt. User Flow richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

Mit Abschluss der Registrierung bestätigt der Nutzer, dass er volljährig ist und die Plattform ausschließlich im Rahmen einer unternehmerischen oder selbstständigen Tätigkeit nutzt.

7.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Registrierung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse,
• Passwort (ausschließlich in verschlüsselter bzw. gehashter Form),
• Anzeigename bzw. Benutzername,
• Rolle innerhalb der Plattform (z. B. Agentur oder Chatter),
• Datum und Uhrzeit der Registrierung,
• IP-Adresse zum Zeitpunkt der Registrierung,
• Informationen über die Zustimmung zu den jeweils gültigen AGB sowie die Bereitstellung beziehungsweise Kenntnisnahme der jeweils gültigen Datenschutzerklärung einschließlich der jeweiligen Versionsnummer,
• technische Registrierungsinformationen,
• sowie weitere Daten, die zur Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos notwendig ist.

7.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos,
• Authentifizierung des Nutzers,
• Bereitstellung der gebuchten Leistungen,
• Verwaltung von Rollen und Berechtigungen,
• Nachweis der Zustimmung zu unseren AGB sowie der Bereitstellung beziehungsweise Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung,
• Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,
• Schutz des Registrierungsprozesses vor automatisierten Registrierungen und missbräuchlicher Nutzung,
• Missbrauchs- und Betrugsprävention,
• Gewährleistung der Sicherheit unserer Plattform,
• Bearbeitung von Supportanfragen,
• Durchführung technischer Wartungsmaßnahmen.

7.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung des Nutzungsvertrages erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen dienen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Speicherung der Zustimmung zu unseren AGB und dieser Datenschutzerklärung erfolgt darüber hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um den Nachweis einer wirksamen Zustimmung führen zu können.

7.4 Registrierung von Chattern

Agenturen können innerhalb der Plattform weitere Nutzer als Chatter einladen.

Hierzu wird zunächst eine Einladung an die vom Agenturinhaber angegebene E-Mail-Adresse versendet.

Der eingeladene Chatter erstellt anschließend eigenständig sein Benutzerkonto.

Auch Chatter müssen im Rahmen ihrer Registrierung den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich zustimmen.

Auch Chatter müssen im Rahmen ihrer Registrierung den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen. Die jeweils geltende Datenschutzerklärung wird ihnen vor oder im Rahmen der Registrierung zur Verfügung gestellt.

7.5 Zustimmung zu den AGB und Bereitstellung der Datenschutzerklärung

Im Rahmen der Registrierung muss jeder Nutzer den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausdrücklich zustimmen. Gleichzeitig wird dem Nutzer die jeweils gültige Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt.

Hierbei können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:

• Datum und Uhrzeit der Zustimmung,
• IP-Adresse,
• akzeptierte Version der AGB,
• bereitgestellte beziehungsweise zur Kenntnis genommene Version der Datenschutzerklärung.

Diese Daten dienen ausschließlich dem Nachweis der erteilten Zustimmung.

7.6 Speicherdauer

Die im Rahmen der Registrierung verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird das Benutzerkonto zunächst archiviert.

Personenbezogene Kontodaten werden grundsätzlich bis zu 24 Monate nach Vertragsende gespeichert, um eine spätere Wiederherstellung des Benutzerkontos auf Wunsch des ehemaligen Nutzers zu ermöglichen.

Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums keine erneute Aktivierung des Benutzerkontos, werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.

Hiervon unberührt bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Vorgaben.

7.7 Empfänger der Daten

Zur Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos können personenbezogene Daten durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die User Flow beim Betrieb der Plattform unterstützen.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern finden sich in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

7.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der im Rahmen der Registrierung erforderlichen personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos.

Ohne diese Daten kann kein Benutzerkonto erstellt und die CRM-Anwendung nicht genutzt werden.

7.9 Empfehlungs- und Affiliate-Programm

Nutzer können, soweit diese Funktion angeboten wird, an einem Empfehlungs- oder Affiliate-Programm von User Flow teilnehmen.

Im Rahmen der Teilnahme können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kundenkennung,
• Referral- oder Empfehlungscode,
• Zuordnung zwischen empfehlendem und vermitteltem Nutzer,
• Zeitpunkt der Zuordnung oder Registrierung,
• Informationen über vermittelte Vertragsabschlüsse und Abonnements,
• Provisionsansprüche und Provisionsstatus,
• gewährte Rabatte,
• abrechnungs- und auszahlungsbezogene Informationen,
• sowie Informationen zur Vermeidung von Missbrauch oder unzulässigen Mehrfachzuordnungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Empfehlungs- oder Affiliate-Programms, zur Zuordnung vermittelter Nutzer, zur Berechnung und Abrechnung von Provisionen und Rabatten sowie zur Missbrauchs- und Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung der Vereinbarung über die Teilnahme am Empfehlungs- oder Affiliate-Programm erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der Missbrauchs- und Betrugsprävention oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen dient, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Teilnahme sowie darüber hinaus gespeichert, soweit dies für bestehende Provisionsansprüche, Abrechnungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Soweit Zahlungen oder Gutschriften über einen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden, gelten ergänzend die Informationen im Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“.

8. Verbindung und Darstellung eines Drittplattform-Kontos

Zur Nutzung der wesentlichen Funktionen der CRM-Anwendung ist die Verknüpfung eines bestehenden Drittplattform-Kontos erforderlich.

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des jeweiligen Nutzers.

User Flow stellt selbst keine eigene Creator-Plattform bereit, sondern dient ausschließlich als eigenständige Softwarelösung zur Verwaltung, Organisation und Analyse von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit bestehenden Drittplattform-Konten.

Die Nutzung der entsprechenden Funktionen setzt daher voraus, dass der Nutzer über ein berechtigtes Drittplattform-Konto verfügt oder zur Nutzung dieses Kontos durch den jeweiligen Kontoinhaber autorisiert wurde.

Die Anmeldung am Nutzerkonto von User Flow erfolgt unabhängig von der Anmeldung bei der jeweiligen Drittplattform über die eigene Authentifizierungsinfrastruktur von User Flow.

Soweit Nutzer ihr Drittplattform-Konto innerhalb der CRM-Anwendung verbinden, erfolgt eine gesonderte Authentifizierung gegenüber den Systemen der jeweiligen Drittplattform. Diese dient ausschließlich dazu, die Verbindung zwischen dem jeweiligen Drittplattform-Konto und der CRM-Anwendung von User Flow herzustellen und aufrechtzuerhalten.

Die Authentifizierung gegenüber der jeweiligen Drittplattform erfolgt ausschließlich zur Nutzung der vom Nutzer gewünschten Funktionen und begründet keine eigenständige Registrierung oder Benutzerverwaltung durch User Flow innerhalb der Systeme der jeweiligen Drittplattform.

Zur technischen Bereitstellung der Verbindung können eigene Server, technische Vermittlungsdienste sowie Netzwerk- und Proxy-Infrastrukturen eingesetzt werden. Je nach verwendeter Funktion kann die Kommunikation unmittelbar zwischen dem Browser des Nutzers und der jeweiligen Drittplattform oder über technische Systeme von User Flow erfolgen.

Soweit Nutzer innerhalb der CRM-Anwendung Aktionen ausführen, beispielsweise Nachrichten versenden, Inhalte abrufen oder andere Funktionen unterstützter Drittplattformen nutzen, werden die hierfür erforderlichen Daten an die jeweilige Drittplattform übermittelt. User Flow verarbeitet hierbei ausschließlich diejenigen Daten, die für die Bereitstellung der jeweils genutzten Funktionen erforderlich sind.

Für Echtzeitfunktionen, insbesondere zur Aktualisierung von Kommunikationsinhalten, können direkte technische Verbindungen zwischen dem Browser des Nutzers und der jeweiligen Drittplattform hergestellt werden.

8.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Zugangsdaten des Drittplattform-Kontos, soweit diese für die technische Authentifizierung erforderlich sind,
• technische Authentifizierungsinformationen,
• Kontokennung,
• Creator-ID,
• Benutzername,
• Profilinformationen,
• Einstellungen des verbundenen Kontos,
• technische Synchronisierungsinformationen,
• Informationen über den Zeitpunkt der Verknüpfung,
• Informationen über den Verbindungsstatus,
• technische Verbindungsinformationen im Zusammenhang mit der Nutzung eingesetzter Netzwerk- oder Proxy-Infrastrukturen,
• sowie weitere Daten, die für die Bereitstellung der verknüpften Funktionen erforderlich sind.

Die tatsächlich verarbeiteten Daten hängen von den jeweils genutzten Funktionen sowie von den durch die jeweilige Drittplattform bereitgestellten Schnittstellen ab. Im Zusammenhang mit der eingebundenen Darstellung von Drittplattform-Funktionen können zudem technische Sitzungsinformationen, temporäre Zugriffstoken, Verbindungsinformationen sowie technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen verarbeitet werden.

Diese dienen ausschließlich dazu, die autorisierte Verbindung zur jeweiligen Drittplattform sicher herzustellen, aufrechtzuerhalten und die gewünschten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung bereitzustellen.

8.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Herstellung und Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen User Flow und dem jeweiligen Drittplattform-Konto,
• Authentifizierung gegenüber den technischen Schnittstellen der jeweiligen Drittplattform,
• Synchronisierung der für die Nutzung der CRM-Funktionen erforderlichen Daten,
• Bereitstellung der gebuchten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung,
• Fehleranalyse,
• Gewährleistung eines stabilen Plattformbetriebs,
• Erkennung technischer Störungen,
• Sicherstellung der Systemsicherheit,
• Nutzung technischer Netzwerk- und Proxy-Infrastrukturen zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Plattformfunktionen.

8.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Erfüllung des Nutzungsvertrages sowie die Bereitstellung der von den Nutzern gewünschten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge zusätzlich der Gewährleistung der Sicherheit oder der Stabilität unserer Systeme dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.4 Speicherung der Zugangsdaten

Soweit für die dauerhafte Nutzung einzelner Funktionen eine Speicherung der für die Authentifizierung erforderlichen Zugangsdaten notwendig ist, werden diese ausschließlich in verschlüsselter Form gespeichert.

Der Zugriff auf diese Informationen ist technisch beschränkt und ausschließlich im hierfür erforderlichen Umfang möglich.

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten.

Zugangsdaten und Authentifizierungsinformationen werden ausschließlich serverseitig verarbeitet, soweit dies für die Herstellung oder Aufrechterhaltung der Verbindung zur jeweiligen Drittplattform erforderlich ist.

Soweit temporäre Zugriffstoken oder Sitzungstickets eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich der sicheren technischen Verbindung und werden nur für den hierfür erforderlichen Zeitraum verwendet.

8.5 Synchronisierung mit der Drittplattform

Nach erfolgreicher Verknüpfung können Daten zwischen User Flow und dem verbundenen Drittplattform-Konto synchronisiert werden, soweit dies für die jeweils genutzten Funktionen erforderlich ist.

Der Umfang der Synchronisierung richtet sich nach den jeweils aktivierten Funktionen der Plattform sowie den von der Drittplattform bereitgestellten technischen Möglichkeiten.

Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der vom jeweiligen Nutzer autorisierten Nutzung der Plattform.

8.6 Verantwortlichkeit

User Flow ist nicht Betreiber der unterstützten Drittplattformen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der jeweiligen Drittplattform ist ausschließlich der jeweilige Betreiber verantwortlich.

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung zwischen Drittplattformen und User Flow verarbeitet oder synchronisiert werden, erfolgt die jeweilige Verarbeitung ausschließlich im Umfang der durch den Nutzer veranlassten Nutzung unserer Dienste.

Die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Drittplattform bleiben hiervon unberührt.

8.7 Speicherdauer

Die im Zusammenhang mit der Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelten die in Abschnitt „Speicherfristen und Löschung“ beschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

8.8 Empfänger der Daten

Soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist, können personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der technischen Verknüpfung des Drittplattform-Kontos durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die User Flow beim Betrieb der Plattform unterstützen.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis oder einer ausdrücklichen Einwilligung.

Soweit dies technisch erforderlich ist, können personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Verbindung auch durch Anbieter von Netzwerk- oder Proxy-Infrastrukturen verarbeitet werden.

8.9 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der für die Verknüpfung erforderlichen Daten ist Voraussetzung für die Nutzung sämtlicher Funktionen, die eine Verbindung zu einem Drittplattform-Konto voraussetzen.

Ohne eine entsprechende Verknüpfung können wesentliche Funktionen der CRM-Anwendung nicht genutzt werden.

9. Verarbeitung von CRM-Daten

Nach der erfolgreichen Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos verarbeitet User Flow diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung der CRM-Funktionen erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der vom jeweiligen Nutzer genutzten Funktionen sowie der ihm zugewiesenen Berechtigungen.

Innerhalb der CRM-Anwendung können Agenturen und berechtigte Chatter Informationen verwalten, organisieren, ergänzen und auswerten, um Kommunikationsprozesse zu strukturieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

9.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Stammdaten

• Alias
• Nickname
• Benutzerkennungen
• Creator-Zuordnungen
• interne Zuordnungen innerhalb der Plattform

CRM-Daten

• Listenzugehörigkeiten
• individuelle Tags
• interne Notizen
• Statusinformationen
• selbst angelegte Informationen
• interne Kategorisierungen
• Erinnerungen
• Markierungen
• Prioritäten
• individuelle CRM-Einträge

Abonnement- und Vertragsinformationen

• Beginn eines Abonnements
• Status eines Abonnements
• Preis eines Abonnements
• automatische Verlängerung
• weitere abonnementsbezogene Informationen

Umsatzinformationen

• gesamter Umsatz eines Fans
• letzter Kaufbetrag
• höchste Einzelzahlung
• weitere statistische Umsatzinformationen
• plattformübergreifend aggregierte Umsatz- und Leistungsinformationen, soweit mehrere unterstützte Drittplattformen innerhalb der CRM-Anwendung verbunden werden

Aktivitätsdaten

• Kommunikationshistorie
• Zeitpunkte von Interaktionen
• interne Statusänderungen
• Bearbeitungsverläufe
• Zuordnungen innerhalb der CRM-Anwendung
• Online-Statusinformationen, soweit diese von der jeweiligen Drittplattform bereitgestellt werden

Sonstige vom Nutzer ergänzte Informationen

Soweit Nutzer innerhalb der CRM-Anwendung eigene Informationen ergänzen oder speichern, werden auch diese Daten verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung der jeweiligen Funktion erforderlich ist.

9.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der CRM-Anwendung,
• Organisation von Creator-Accounts,
• Verwaltung von Kommunikationsprozessen,
• Verwaltung von Fanbeziehungen,
• Bereitstellung individueller CRM-Funktionen,
• Strukturierung und Kategorisierung von Kontakten,
• Verwaltung interner Arbeitsabläufe,
• Unterstützung von Agenturen und Chattern bei der täglichen Arbeit,
• Bereitstellung statistischer Übersichten,
• Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit,
• Fehleranalyse,
• Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs,
• plattformübergreifende Zusammenführung und Darstellung der innerhalb der CRM-Anwendung verfügbaren Informationen, soweit mehrere unterstützte Drittplattformen verbunden werden.

9.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Erfüllung des Nutzungsvertrages sowie die Bereitstellung der CRM-Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität oder Weiterentwicklung der Plattform dienen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit die verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht den Vertragspartner von User Flow, sondern insbesondere Fans oder sonstige betroffene Personen betreffen, wird die materielle Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den jeweils verantwortlichen Kunden festgelegt. User Flow verarbeitet diese Daten, soweit die Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen, ausschließlich auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

9.4 Rollen- und Berechtigungskonzept

Der Zugriff auf CRM-Daten erfolgt ausschließlich entsprechend der innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

Insbesondere gilt:

• Agenturen können die ihnen zugeordneten Creator verwalten.
• Agenturen können Chatter anlegen, verwalten sowie einzelnen Creatorn zuweisen.
• Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Daten und Funktionen, für die ihnen durch die jeweilige Agentur Berechtigungen erteilt wurden.
• Chatter erhalten keinen Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder auf nicht freigegebene Bereiche.
• Berechtigungen können jederzeit durch die jeweilige Agentur angepasst oder entzogen werden.

User Flow setzt hierbei ein rollenbasiertes Berechtigungssystem ein, um den Zugriff auf personenbezogene Daten auf das erforderliche Maß zu beschränken.

9.5 Speicherung der CRM-Daten

CRM-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene CRM-Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene CRM-Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

9.6 Empfänger der Daten

Innerhalb der CRM-Anwendung erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, denen entsprechende Berechtigungen zugewiesen wurden.

Darüber hinaus können technische Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich insoweit verarbeiten, wie dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

9.7 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Daten ist erforderlich, um die CRM-Anwendung und ihre Funktionen bereitstellen zu können.

Ohne diese Daten können wesentliche Funktionen der Plattform nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

10. Verarbeitung von Kommunikationsdaten

Ein wesentlicher Bestandteil der CRM-Anwendung besteht in der Verwaltung und Darstellung von Kommunikationsvorgängen zwischen verbundenen Plattformkonten und deren Fans.

Soweit der Nutzer entsprechende Funktionen verwendet, verarbeitet User Flow Kommunikationsdaten, die im Zusammenhang mit den über die jeweilige Drittplattform geführten Unterhaltungen stehen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer genutzten CRM-Funktionen.

10.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der Kommunikationsfunktionen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Kommunikationsinhalte

• Textnachrichten,
• Bildnachrichten,
• sonstige Medieninhalte,
• Nachrichtenverläufe,
• sowie weitere innerhalb der Kommunikation übermittelte Inhalte.

Kommunikationsmetadaten

• Zeitpunkt des Nachrichtenversands,
• Zeitpunkt des Nachrichteneingangs,
• Statusinformationen (z. B. gelesen oder zugestellt),
• beteiligte Benutzerkennungen,
• technische Nachrichteninformationen,
• Zuordnungen innerhalb der CRM-Anwendung.

Kommunikationsbezogene CRM-Daten

Im Zusammenhang mit Kommunikationsvorgängen können zusätzlich interne CRM-Informationen verarbeitet werden, insbesondere:

• interne Notizen,
• Zuordnungen,
• Erinnerungen,
• Statusinformationen,
• Tags,
• Listenzugehörigkeiten,
• sowie weitere organisatorische Informationen.

10.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Chatfunktionen innerhalb der CRM-Anwendung,
• Darstellung bestehender Kommunikationsverläufe,
• Synchronisierung von Kommunikationsdaten,
• Unterstützung der Kommunikation zwischen Creatorn, Agenturen, Chattern und Fans,
• Organisation von Kommunikationsprozessen,
• Verbesserung interner Arbeitsabläufe,
• Fehleranalyse,
• Gewährleistung eines stabilen Plattformbetriebs,
• Sicherstellung der Systemsicherheit.

10.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Erfüllung des Nutzungsvertrages und zur Bereitstellung der Kommunikationsfunktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit, Fehleranalyse oder der technischen Weiterentwicklung dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit die verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht den Vertragspartner von User Flow, sondern insbesondere Fans oder sonstige betroffene Personen betreffen, wird die materielle Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den jeweils verantwortlichen Kunden festgelegt. User Flow verarbeitet diese Daten, soweit die Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen, ausschließlich auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

10.4 Speicherung der Kommunikationsdaten

Kommunikationsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Kommunikationsdaten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden diese Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Davon unberührt bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Daten, deren weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10.5 Zugriffsberechtigungen

Auf Kommunikationsdaten erhalten ausschließlich diejenigen Nutzer Zugriff, denen innerhalb der Plattform entsprechende Berechtigungen zugewiesen wurden.

Insbesondere gilt:

• Agenturen können auf die Kommunikationsdaten der ihnen zugeordneten Creator zugreifen.
• Chatter können ausschließlich auf diejenigen Kommunikationsdaten zugreifen, für die ihnen eine entsprechende Berechtigung erteilt wurde.
• Ein Zugriff auf Kommunikationsdaten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Creator ist ausgeschlossen.

User Flow setzt hierzu ein rollenbasiertes Berechtigungssystem ein.

10.6 Empfänger der Daten

Personenbezogene Kommunikationsdaten werden ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, der für die Bereitstellung der jeweiligen Funktionen erforderlich ist.

Soweit hierfür technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Kommunikationsdaten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

10.7 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Kommunikationsinhalte können im Einzelfall Informationen enthalten, aus denen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO hervorgehen können.

Hierzu können insbesondere Angaben über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person gehören.

Soweit Kommunikationsinhalte besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, ist der jeweils verantwortliche Kunde dafür verantwortlich, dass neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO auch eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht.

User Flow entscheidet grundsätzlich nicht darüber, ob oder welche besonderen Kategorien personenbezogener Daten durch Nutzer in Kommunikationsinhalte aufgenommen werden. Soweit User Flow als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des jeweils Verantwortlichen.

Nutzer dürfen besondere Kategorien personenbezogener Daten nur verarbeiten, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

User Flow verarbeitet solche Inhalte ausschließlich, soweit diese durch die Nutzer innerhalb der Kommunikationsfunktionen verarbeitet werden und die Verarbeitung für die Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer genutzten Dienste erforderlich ist.

User Flow verfolgt mit der Verarbeitung dieser Inhalte keinen eigenen Zweck und wertet Kommunikationsinhalte nicht zur Erstellung persönlicher Profile oder zu eigenen Marketingzwecken aus.

User Flow wertet Kommunikationsinhalte nicht zur Erstellung eigener Persönlichkeitsprofile, Verhaltensprofile oder Marketingprofile von Fans, Chattern oder sonstigen betroffenen Personen aus.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer verwendeten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung.

10.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Kommunikationsdaten ist erforderlich, um die Kommunikationsfunktionen der CRM-Anwendung bereitstellen zu können.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen nicht genutzt werden.

11. Verarbeitung von Analyse- und Statistikdaten

Zur Bereitstellung verschiedener Auswertungs- und Analysefunktionen verarbeitet User Flow personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der CRM-Anwendung entstehen oder mit den verbundenen Drittplattform-Konten synchronisiert werden.

Diese Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung statistischer Funktionen innerhalb der Plattform sowie der Unterstützung der Nutzer bei der Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweils genutzten Funktionen und der dem jeweiligen Nutzer zugewiesenen Berechtigungen.

11.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Analyse- und Statistikfunktionen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Umsatz- und Verkaufsdaten

• Gesamtumsatz einzelner Fans,
• letzter Kaufbetrag,
• höchste Einzelzahlung,
• abonnementsbezogene Umsätze,
• weitere umsatzbezogene Kennzahlen.

Abonnementsdaten

• Status bestehender Abonnements,
• Beginn eines Abonnements,
• Laufzeit,
• Preis eines Abonnements,
• automatische Verlängerung,
• weitere abonnementsbezogene Informationen.

Kommunikationsstatistiken

• Anzahl von Unterhaltungen,
• Kommunikationsaktivitäten,
• Nachrichtenstatistiken,
• Bearbeitungsstände,
• weitere statistische Auswertungen.

Dashboard- und Analyseinformationen

• aggregierte Übersichten,
• Diagramme,
• Auswertungen,
• Kennzahlen,
• Trendanalysen,
• vergleichende Zeiträume,
• individuell auswählbare Statistikzeiträume,
• plattformübergreifend zusammengeführte Auswertungen und Kennzahlen, soweit mehrere unterstützte Drittplattformen innerhalb der CRM-Anwendung verbunden werden.

11.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Dashboard-Funktionen,
• Erstellung statistischer Auswertungen,
• Analyse geschäftlicher Kennzahlen,
• Unterstützung bei unternehmerischen Entscheidungen,
• Verwaltung von Creator-Accounts,
• Optimierung interner Arbeitsabläufe,
• Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit,
• Fehleranalyse,
• Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs.

Die statistischen Auswertungen dienen ausschließlich der Nutzung innerhalb der CRM-Anwendung und werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO verwendet.

11.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Bereitstellung der vertraglich geschuldeten CRM-Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Verbesserung, Stabilität oder Sicherheit unserer Dienste dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die innerhalb der CRM-Anwendung bereitgestellten Analyse- und Statistikfunktionen dienen ausschließlich der Unterstützung der Nutzer bei der Auswertung ihrer Daten.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch User Flow nicht statt.

Soweit die verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht den Vertragspartner von User Flow, sondern insbesondere Fans oder sonstige betroffene Personen betreffen, wird die materielle Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch den jeweils verantwortlichen Kunden festgelegt. User Flow verarbeitet diese Daten, soweit die Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen, ausschließlich auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

11.4 Speicherung der Analyse- und Statistikdaten

Analyse- und Statistikdaten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene Analyse- und Statistikdaten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

11.5 Empfänger der Daten

Analyse- und Statistikdaten werden ausschließlich innerhalb der CRM-Anwendung den jeweils berechtigten Nutzern angezeigt.

Darüber hinaus können technische Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich insoweit verarbeiten, wie dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

11.6 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Analyse- und Statistikdaten ist erforderlich, um die entsprechenden Dashboard- und Analysefunktionen innerhalb der CRM-Anwendung bereitstellen zu können.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

12. Verarbeitung von Activity- und Time-Tracking-Daten

User Flow kann Funktionen zur Erfassung und Auswertung von Aktivitäts- und Arbeitszeiten innerhalb der CRM-Anwendung bereitstellen.

Diese Funktionen dienen ausschließlich der Dokumentation der tatsächlichen Nutzung der CRM-Anwendung sowie der Erstellung statistischer Auswertungen für Agenturen und berechtigte Nutzer.

Eine Erfassung erfolgt ausschließlich während der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung. Eine Erfassung erfolgt nicht außerhalb der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung. Insbesondere werden keine Tastatureingaben protokolliert, keine Bildschirmaufnahmen erstellt und keine Mausbewegungen überwacht.

12.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Activity- und Time-Tracking-Funktionen können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Beginn einer aktiven Nutzungssitzung,
• Ende einer aktiven Nutzungssitzung,
• Dauer einzelner Nutzungssitzungen,
• Gesamtdauer der Nutzung innerhalb frei wählbarer Zeiträume,
• Zeitpunkte von Aktivitätsunterbrechungen,
• Benutzerkennung des jeweiligen Chatters,
• Zuordnung zum jeweiligen Creator,
• daraus berechnete statistische Kennzahlen.

Darüber hinaus können auf Grundlage dieser Daten insbesondere folgende Auswertungen erstellt werden:

• gesamte Chatzeit,
• durchschnittliche Chatzeit,
• Umsatz innerhalb eines ausgewählten Zeitraums,
• durchschnittlicher Umsatz pro Stunde,
• weitere statistische Leistungskennzahlen.

12.2 Art der Zeiterfassung

Eine Zeiterfassung erfolgt ausschließlich während der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung.

Wird über einen längeren Zeitraum keine Benutzeraktivität festgestellt, kann die aktive Zeiterfassung automatisch unterbrochen werden.

Die Zeiterfassung wird erst fortgesetzt, nachdem erneut eine Benutzeraktivität festgestellt wurde.

Eine Erfassung außerhalb der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung findet nicht statt.

User Flow führt keine Hintergrundüberwachung von Endgeräten, keine Tastaturüberwachung, keine Mausprotokollierung und keine Bildschirmaufzeichnungen durch.

12.3 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Dokumentation der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung,
• Erstellung statistischer Auswertungen,
• Berechnung von Leistungskennzahlen,
• Unterstützung von Agenturen bei der Organisation ihrer Arbeitsabläufe,
• Erstellung von Dashboard-Auswertungen,
• Verbesserung der Transparenz innerhalb der Plattform,
• Fehleranalyse,
• Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs,
• Erstellung von Auswertungen über die tatsächliche aktive Nutzung der CRM-Anwendung.

Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung der entsprechenden Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung.

12.4 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit, Stabilität oder Weiterentwicklung unserer Dienste dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12.5 Zugriffsberechtigungen

Die erfassten Activity- und Time-Tracking-Daten sind ausschließlich den jeweils berechtigten Nutzern innerhalb der CRM-Anwendung zugänglich.

Insbesondere gilt:

• Agenturen können die Activity- und Time-Tracking-Daten der ihnen zugeordneten Chatter einsehen.
• Chatter können ausschließlich ihre eigenen Activity- und Time-Tracking-Daten einsehen.
• Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Chatter ist ausgeschlossen.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich entsprechend der innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

12.6 Speicherdauer

Activity- und Time-Tracking-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene Activity- und Time-Tracking-Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

12.7 Empfänger der Daten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der CRM-Anwendung.

Soweit hierfür technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

12.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der Activity- und Time-Tracking-Daten ist erforderlich, um die entsprechenden Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung bereitstellen zu können.

Werden diese Funktionen nicht genutzt oder stehen sie innerhalb des jeweiligen Benutzerkontos nicht zur Verfügung, findet keine entsprechende Verarbeitung statt.

13. Rollen- und Berechtigungssystem

User Flow verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ausschließlich denjenigen Nutzern zugänglich sind, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten richtet sich ausschließlich nach den innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

13.1 Rollen innerhalb der Plattform

Innerhalb der CRM-Anwendung können insbesondere folgende Rollen bestehen:

• Agentur
• Creator
• Chatter

Jeder Nutzer erhält ausschließlich die Berechtigungen, die seiner jeweiligen Rolle sowie den durch die Agentur vergebenen Zugriffsrechten entsprechen.

13.2 Agenturen

Agenturen können die ihnen zugeordneten Creator innerhalb der CRM-Anwendung verwalten.

Je nach Nutzung der Plattform können Agenturen insbesondere:

• Creator verwalten,
• Chatter einladen,
• Chatter aktivieren oder deaktivieren,
• Chatter einzelnen Creatorn zuweisen,
• Berechtigungen vergeben oder entziehen,
• Kommunikations- und CRM-Daten der ihnen zugeordneten Creator einsehen,
• Dashboard- und Statistikfunktionen nutzen,
• Time-Tracking-Auswertungen der ihnen zugeordneten Chatter einsehen.

Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen ist ausgeschlossen.

13.3 Chatter

Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Creator und Funktionen, die ihnen durch die jeweilige Agentur zugewiesen wurden.

Je nach erteilter Berechtigung können Chatter insbesondere:

• Kommunikationsdaten bearbeiten,
• CRM-Einträge verwalten,
• Nachrichten bearbeiten,
• interne Informationen ergänzen,
• die ihnen freigegebenen Dashboard-Funktionen nutzen.

Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Creator ist ausgeschlossen.

13.4 Vergabe von Berechtigungen

Die Vergabe, Änderung und der Entzug von Berechtigungen erfolgen ausschließlich durch die jeweils verantwortliche Agentur.

Agenturen können Berechtigungen jederzeit anpassen oder vollständig entziehen.

User Flow verarbeitet hierbei ausschließlich die zur Umsetzung der jeweiligen Berechtigungen erforderlichen personenbezogenen Daten.

13.5 Administratorzugriffe

Zur Fehleranalyse, Wartung, technischen Unterstützung oder zur Bearbeitung von Supportanfragen kann es in Einzelfällen erforderlich sein, dass berechtigte Administratoren von User Flow auf Benutzerkonten zugreifen.

Solche Zugriffe erfolgen ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Fehlerbehebung, zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme oder auf ausdrückliche Anfrage des jeweiligen Nutzers erforderlich ist.

Administratoren erhalten keinen weitergehenden Zugriff als für den jeweiligen Zweck erforderlich.

Sämtliche Administratorzugriffe werden protokolliert und können insbesondere Informationen über den Zeitpunkt des Zugriffs, den zugreifenden Administrator sowie den betroffenen Benutzeraccount enthalten.

Ein Zugriff auf Benutzerkonten erfolgt ausschließlich durch hierzu ausdrücklich berechtigte Administratoren und nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Unbefugte oder anlasslose Zugriffe auf Benutzerkonten finden nicht statt.

13.6 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Rollen- und Berechtigungssystems erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Verwaltung von Benutzerkonten,
• Umsetzung individueller Zugriffsrechte,
• Gewährleistung der Datensicherheit,
• Verhinderung unberechtigter Zugriffe,
• Unterstützung von Agenturen bei der Verwaltung ihrer Chatter,
• Bearbeitung von Supportanfragen,
• Fehleranalyse,
• Sicherstellung eines sicheren Plattformbetriebs.

13.7 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit oder dem Schutz unserer Systeme dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13.8 Speicherdauer

Informationen über Rollen, Berechtigungen sowie Administratorzugriffe werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelten die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen allgemeinen Speicher- und Löschfristen.

13.9 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die sichere Nutzung der CRM-Anwendung sowie die Verwaltung individueller Zugriffsrechte zu ermöglichen.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen der Plattform nicht bereitgestellt werden.

14. Empfänger personenbezogener Daten

User Flow gibt personenbezogene Daten ausschließlich weiter, soweit dies zur Bereitstellung der angebotenen Dienste erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nicht.

14.1 Technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung der CRM-Anwendung setzt User Flow verschiedene technische Dienstleister ein.

Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag von User Flow und auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Hierzu gehören insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern:

• Hosting- und Serverdienstleister
• Datenbankanbieter
• E-Mail-Dienstleister
• Zahlungsdienstleister
• Infrastruktur- und Sicherheitsdienstleister
• Software- und Entwicklungsdienstleister
• Monitoring- und Logging-Dienstleister
• Netzwerk- und Proxy-Dienstleister

Die konkret eingesetzten technischen Dienstleister können sich im Laufe der Zeit ändern, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit oder die Weiterentwicklung unserer Dienste erforderlich ist. Die jeweils aktuelle Übersicht der eingesetzten wesentlichen Dienstleister ergibt sich aus Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung. Soweit hierbei neue Kategorien von Dienstleistern eingesetzt werden, erfolgt eine entsprechende Anpassung dieser Datenschutzerklärung.

14.2 Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen werden Zahlungsdienstleister eingesetzt.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt unmittelbar über den jeweiligen Zahlungsdienstleister.

User Flow erhält dabei ausschließlich diejenigen Informationen, die zur Zuordnung und Verwaltung der jeweiligen Zahlung erforderlich sind.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister können den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters entnommen werden.

14.3 Kommunikationsdienstleister

Für den Versand transaktionsbezogener E-Mails können externe E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden.

Hierzu gehören insbesondere E-Mails über:

• Registrierung,
• Passwort zurücksetzen,
• Einladungen,
• sicherheitsrelevante Benachrichtigungen,
• Vertragsinformationen,
• technische Hinweise,
• sowie weitere systembezogene Mitteilungen.

Eine Nutzung zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und gegebenenfalls auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

14.4 Dienstleister der Nutzer

Im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung können personenbezogene Daten innerhalb der durch den jeweiligen Nutzer eingerichteten Organisationsstruktur verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Agenturen,
• Chatter,
• weitere durch den jeweiligen Nutzer berechtigte Personen.

Diese Empfänger erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Daten, die ihnen innerhalb des Rollen- und Berechtigungssystems ausdrücklich zugewiesen wurden.

14.5 Gesetzliche Verpflichtungen

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt außerdem, soweit User Flow hierzu aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet ist.

Dies betrifft insbesondere Übermittlungen an:

• Gerichte,
• Strafverfolgungsbehörden,
• Aufsichtsbehörden,
• Finanzbehörden,
• sowie sonstige öffentliche Stellen, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

14.6 Unternehmensumstrukturierungen

Im Falle einer gesellschaftsrechtlichen Umstrukturierung, Verschmelzung, Veräußerung von Unternehmensteilen oder eines vergleichbaren Vorgangs können personenbezogene Daten an die jeweils beteiligten Unternehmen oder deren Berater übermittelt werden, soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Transaktion erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden.

14.7 Keine Weitergabe zu Werbezwecken

User Flow verkauft personenbezogene Daten nicht an Dritte.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht.

14.8 Rechtsgrundlagen

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger weitergegeben werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),
• oder auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

14.9 Auftragsverarbeitung

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

User Flow stellt sicher, dass sämtliche eingesetzten Auftragsverarbeiter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen.

15. Datenübermittlungen in Drittländer

User Flow ist bestrebt, personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten.

In Einzelfällen kann es jedoch erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dienstleister zu übermitteln oder durch Dienstleister verarbeiten zu lassen, deren Unternehmenssitz oder Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt.

Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

15.1 Rechtsgrundlagen für internationale Datenübermittlungen

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer der gesetzlich vorgesehenen Garantien.

Hierzu gehören insbesondere:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO,
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO,
• verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules),
• oder eine sonstige nach der DSGVO zulässige Rechtsgrundlage.

15.2 Eingesetzte Dienstleister

Je nach genutzter Funktion können personenbezogene Daten insbesondere im Zusammenhang mit folgenden Dienstleisterkategorien verarbeitet werden:

• Hosting- und Cloud-Infrastruktur,
• E-Mail-Dienste,
• Zahlungsdienstleister,
• Sicherheits-, Netzwerk- und Proxy-Infrastruktur,
• Software- und Entwicklungsdienste,
• Analyse- und Monitoringdienste.

Welche konkreten Dienstleister eingesetzt werden, ergibt sich aus den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

15.3 Sicherheitsmaßnahmen

Vor einer Datenübermittlung in ein Drittland prüft User Flow sorgfältig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche Übermittlung erfüllt sind.

Soweit erforderlich, werden geeignete technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Hierzu gehören insbesondere der Abschluss der von der Europäischen Kommission bereitgestellten Standardvertragsklauseln sowie weitere ergänzende Schutzmaßnahmen, soweit diese erforderlich sind.

15.4 Weitere Informationen

Betroffene Personen können jederzeit weitere Informationen über die im Einzelfall bestehenden Garantien für internationale Datenübermittlungen unter den in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten anfordern.

16. Eingesetzte Dienstleister

16.1 Allgemeines

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzt User Flow verschiedene technische Dienstleister ein.

Diese unterstützen uns insbesondere beim Hosting, beim Betrieb der Datenbank- und Serverinfrastruktur, beim E-Mail-Versand, bei der Zahlungsabwicklung, bei der Absicherung unserer Website, bei der Bereitstellung von Netzwerk- und Proxy-Infrastrukturen, bei der Softwareentwicklung sowie bei der Bereitstellung optionaler Übersetzungsfunktionen.

Welche personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister verarbeitet werden, richtet sich nach der jeweils genutzten Funktion sowie nach dem konkreten Umfang der technischen Einbindung.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten ausnahmsweise in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der hierfür einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Soweit im Zusammenhang mit einem Dienstleister eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt, gelten ergänzend die Regelungen des Abschnitts „Datenübermittlungen in Drittländer“.

16.2 Hetzner Online GmbH

Zweck

Bereitstellung und Betrieb der Server-, Hosting-, Speicher- und Datenbankinfrastruktur von User Flow.

Hierzu gehören insbesondere:

• Hosting der Website und der CRM-Anwendung,
• Betrieb der Anwendungsserver,
• Betrieb der Datenbankinfrastruktur,
• Speicherung von Dateien und Anwendungsdaten,
• technische Datensicherung und Wiederherstellung,
• Bereitstellung der für den sicheren Plattformbetrieb erforderlichen Infrastruktur.

Verarbeitete Daten

Abhängig von der jeweils genutzten Funktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzerkonto- und Registrierungsdaten,
• CRM-Daten,
• Kommunikationsdaten,
• Creator- und Fan-Daten,
• Rollen- und Berechtigungsinformationen,
• Analyse- und Statistikdaten,
• Time-Tracking-Daten,
• technische Verbindungsdaten,
• IP-Adressen,
• Server- und Sicherheitsprotokolle,
• gespeicherte Dateien und Medien,
• Datenbankinhalte,
• Sicherungskopien und Backups.

Verarbeitungsstandort

Deutschland beziehungsweise Europäische Union, entsprechend der von User Flow gewählten Server- und Speicherinfrastruktur.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der vertraglich geschuldeten Leistungen erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung dem sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unserer technischen Infrastruktur dient.

16.3 Stripe Payments Europe Ltd.

Zweck

Abwicklung von Zahlungen, Verwaltung von Abonnements sowie Bearbeitung zahlungsbezogener Vorgänge.

Verarbeitete Daten

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und Kontaktdaten,
• Kundennummer,
• Rechnungsdaten,
• Zahlungsinformationen,
• gewählte Zahlungsart,
• Zahlungsbetrag,
• Währung,
• Zahlungsstatus,
• Informationen über Abonnements,
• Transaktionskennungen,
• technische Verbindungsinformationen,
• Informationen zur Betrugs- und Missbrauchsprävention.
• provisions- oder rabattbezogene Abrechnungsinformationen, soweit diese im Zusammenhang mit dem Affiliate- oder Empfehlungsprogramm verarbeitet werden.

Die Eingabe und Verarbeitung vollständiger Zahlungsdaten erfolgt grundsätzlich unmittelbar über Stripe. User Flow erhält insbesondere diejenigen Informationen, die zur Zuordnung, Bestätigung und Verwaltung der jeweiligen Zahlung oder des jeweiligen Abonnements erforderlich sind.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung der Erfüllung gesetzlicher, handels- oder steuerrechtlicher Pflichten dient.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung der Betrugsprävention sowie der Sicherheit der Zahlungsabwicklung dient.

16.4 Resend

Zweck

Versand transaktionsbezogener und systembezogener E-Mails.

Hierzu gehören insbesondere:

• Registrierungsbestätigungen,
• E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern,
• Einladungen von Nutzern,
• sicherheitsrelevante Benachrichtigungen,
• Vertrags- und Abonnementinformationen,
• technische Hinweise,
• Support- und Servicemitteilungen.

Verarbeitete Daten

• E-Mail-Adresse,
• Name, soweit vorhanden,
• Benutzer- oder Kontozuordnung,
• Inhalt der jeweiligen E-Mail,
• Versandzeitpunkt,
• Zustellstatus,
• technische Versandinformationen,
• Informationen über fehlgeschlagene Zustellungen oder Rückläufer.

Anbieter des Dienstes ist nach den aktuell veröffentlichten Anbieterinformationen die Plus Five Five, Inc.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Versand zur Durchführung des Nutzungsvertrages erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit der Versand der Sicherheit, Verwaltung oder technischen Bereitstellung unserer Dienste dient.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Nachricht ausschließlich aufgrund einer Einwilligung versendet wird.

16.5 GitHub

Zweck

Verwaltung, Versionierung und Weiterentwicklung des Quellcodes sowie Unterstützung technischer Entwicklungs- und Bereitstellungsprozesse.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Softwareentwicklung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzer- und Kontaktdaten von Entwicklern,
• Commit- und Versionsinformationen,
• technische Konfigurationsinformationen,
• Fehlerbeschreibungen,
• Entwicklungsdokumentationen,
• technische Protokolle,
• sonstige für die Softwareentwicklung erforderliche Informationen.

Produktive Benutzer-, CRM- und Kommunikationsdaten werden nicht planmäßig in GitHub gespeichert.

Sollten im Rahmen einer Fehleranalyse ausnahmsweise technische Informationen verarbeitet werden, sind diese vor einer Übermittlung soweit möglich zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren Entwicklung, Wartung, Versionierung und kontinuierlichen Verbesserung unserer Software.

16.6 Cloudflare Turnstile

Zweck

Schutz der Website, der Registrierung und weiterer Eingabe- oder Anmeldeprozesse vor automatisierten Zugriffen, missbräuchlichen Anfragen und sicherheitsrelevanten Angriffen.

Cloudflare Turnstile dient insbesondere dazu, menschliche Nutzer von automatisierten Zugriffen zu unterscheiden und missbräuchliche Nutzung zu verhindern.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Sicherheitsprüfung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit der Anfrage,
• Browser- und Geräteinformationen,
• Betriebssysteminformationen,
• technische Verbindungsdaten,
• HTTP-Header,
• Informationen über die Interaktion mit der Website,
• Sicherheits- und Prüfergebnisse,
• technisch erforderliche Kennungen und Token.

Der konkrete Umfang der Verarbeitung richtet sich nach der technischen Ausgestaltung und Konfiguration von Cloudflare Turnstile.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website und CRM-Anwendung vor automatisierten Registrierungen, Angriffen, Spam und sonstiger missbräuchlicher Nutzung zu schützen.

16.7 Decodo

Anbieter

UAB „Data troops“, handelnd unter der Marke Decodo.

Zweck

Bereitstellung von Netzwerk- und Proxy-Infrastrukturen zur technischen Kommunikation mit unterstützten Drittplattformen.

Der Einsatz erfolgt insbesondere, um die vom Nutzer veranlasste Verbindung zu unterstützten Drittplattformen technisch bereitzustellen, zu stabilisieren und die hierfür erforderlichen Anfragen zu übertragen.

Verarbeitete Daten

Abhängig von der jeweils genutzten Funktion können insbesondere folgende Daten technisch über die Proxy-Infrastruktur verarbeitet werden:

• IP-Adressen,
• Verbindungs- und Netzwerkdaten,
• Datum und Uhrzeit technischer Anfragen,
• Zieladresse beziehungsweise angesprochener Dienst,
• übertragene Datenmengen,
• technische Anfrage- und Antwortinformationen,
• Sitzungs- und Authentifizierungsinformationen,
• Drittplattform-Kennungen,
• Inhalte, soweit diese technisch Bestandteil der jeweiligen Übertragung sind.

Decodo erhält keinen eigenständigen Zugriff auf das Benutzerkonto von User Flow. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der technischen Übermittlung der vom Nutzer veranlassten Verbindungen.

Ob und wie lange einzelne technische Informationen durch den Anbieter gespeichert werden, richtet sich nach dem mit User Flow vereinbarten Leistungsumfang, der technischen Konfiguration sowie den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben des Anbieters.

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Proxy-Infrastruktur für die Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktionen erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ihr Einsatz dem stabilen, sicheren und technisch zuverlässigen Betrieb der Plattform dient.

16.8 Anbieter der Grok API

Anbieter

Für die optionale Übersetzungsfunktion setzt User Flow derzeit die Grok API ein.

Der konkrete Vertragspartner ergibt sich aus dem jeweils bestehenden Vertragsverhältnis zwischen User Flow und dem Anbieter der Grok API.

Zweck

Technische Durchführung automatisierter Übersetzungen innerhalb der CRM-Anwendung.

Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich, wenn der jeweilige Nutzer eine Übersetzungsfunktion verwendet oder eine entsprechende automatische Übersetzungsfunktion aktiviert hat.

Verarbeitete Daten

Abhängig von der verwendeten Übersetzungsfunktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• zu übersetzende Nachrichteninhalte,
• vom Nutzer eingegebene Texte,
• Ausgangs- und Zielsprache,
• technische Anfrageinformationen,
• Zeitpunkt der Anfrage,
• technisch erforderliche Kennungen,
• weitere Informationen, die zur Durchführung und Rückgabe der Übersetzung erforderlich sind.

Die übermittelten Texte können personenbezogene Daten von Nutzern, Creatorn, Chattern oder Fans enthalten, sofern solche Informationen Bestandteil des zu übersetzenden Inhalts sind.

Die Daten werden ausschließlich in dem Umfang an den Übersetzungsdienst übermittelt, der für die Durchführung der jeweils angeforderten Übersetzung erforderlich ist.

Die konkrete Verarbeitung und Speicherdauer beim Anbieter richtet sich nach den jeweils geltenden vertraglichen Bedingungen, den gewählten API-Einstellungen sowie den Datenschutzbedingungen des Anbieters.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Übersetzungsfunktion Bestandteil der vom Nutzer gebuchten und angeforderten Leistung ist.

Soweit User Flow personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Nutzung zusätzlich im Rahmen der zwischen User Flow und dem jeweiligen Kunden bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

16.9 Änderungen eingesetzter Dienstleister

User Flow kann technische Dienstleister wechseln oder weitere Dienstleister einsetzen, soweit dies für den sicheren, wirtschaftlichen oder technischen Betrieb, die Weiterentwicklung oder die Bereitstellung neuer Funktionen erforderlich ist.

Ein Wechsel oder die Ergänzung von Dienstleistern erfolgt ausschließlich unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Soweit ein neuer Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, wird vor Beginn der Verarbeitung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, soweit sich durch den Wechsel oder die Ergänzung eines Dienstleisters wesentliche Änderungen der beschriebenen Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben.

17. Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten

User Flow verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder datenschutzrechtliche Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere danach, ob User Flow personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit oder als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Kunden verarbeitet.

Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht, anonymisiert oder, soweit User Flow als Auftragsverarbeiter tätig ist, entsprechend den Weisungen des jeweils Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht.

17.1 Speicherung während des Vertragsverhältnisses

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses gespeichert, soweit dies zur Bereitstellung der jeweils genutzten Leistungen erforderlich ist.

Dies kann insbesondere folgende Daten umfassen:

• Benutzerkonto- und Registrierungsdaten,
• Vertrags- und Abonnementinformationen,
• CRM-Daten,
• Kommunikationsdaten,
• Creator-, Chatter- und Fan-Daten,
• Analyse- und Statistikdaten,
• Activity- und Time-Tracking-Daten,
• Rollen- und Berechtigungsinformationen,
• technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten,
• sowie weitere zur Bereitstellung der Plattform erforderliche Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt nur im Rahmen der jeweils festgelegten Zwecke, Berechtigungen und vertraglichen Vereinbarungen.

17.2 Datenverarbeitung in eigener Verantwortlichkeit

Personenbezogene Daten, die User Flow zur Durchführung und Verwaltung des eigenen Vertragsverhältnisses verarbeitet, können nach Vertragsende zunächst archiviert werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Benutzerkonto- und Registrierungsdaten,
• Stammdaten des Vertragspartners,
• Vertrags- und Abonnementinformationen,
• Informationen zur Teilnahme an Empfehlungs- und Affiliate-Programmen, insbesondere Referral-Codes, vermittelte Nutzer, Provisionsansprüche, gewährte Rabatte sowie abrechnungsrelevante Informationen,
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen,
• Nachweise über die Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung,
• Support- und Vertragskommunikation,
• Sicherheits- und Missbrauchsinformationen,
• technische Verwaltungsinformationen.

Die Archivierung kann insbesondere folgenden Zwecken dienen:

• Bearbeitung nachträglicher Support- oder Vertragsfragen,
• Wiederherstellung eines Benutzerkontos auf Wunsch des ehemaligen Nutzers,
• Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
• Missbrauchs- und Betrugsprävention,
• Sicherstellung eines geordneten Plattformbetriebs.

Während der Archivierung werden die Daten grundsätzlich nicht mehr für die aktive Bereitstellung der Plattform verwendet.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtmäßigen Speichergründe entgegenstehen, werden diese Daten spätestens 24 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht oder anonymisiert.

17.3 Im Auftrag eines Kunden verarbeitete Daten

Soweit User Flow personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richtet sich die Speicherung, Rückgabe und Löschung dieser Daten nach dem zwischen User Flow und dem jeweiligen Kunden geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung sowie nach den dokumentierten Weisungen des Kunden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• CRM-Daten,
• Fan-Daten,
• Kommunikationsinhalte,
• Drittplattform-Daten,
• Creator- und Chatter-Daten,
• interne Notizen, Listen und Zuordnungen,
• Analyse- und Statistikdaten,
• Activity- und Time-Tracking-Daten,
• Inhalte, die durch Bot- oder Übersetzungsfunktionen verarbeitet werden.

Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung werden diese Daten nach Wahl und Weisung des jeweils Verantwortlichen gelöscht oder in einem vereinbarten Format zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

Bestehende Kopien werden ebenfalls gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eine weitergehende Speicherung zur Wiederherstellung eines vollständigen Kundenbestandes erfolgt nur, soweit dies ausdrücklich vertraglich vereinbart, durch den Kunden angewiesen oder aufgrund einer anderen datenschutzrechtlichen Grundlage zulässig ist.

17.4 Technische Übergangs- und Löschfristen

Eine Löschung kann aus technischen und organisatorischen Gründen eine angemessene Bearbeitungszeit erfordern.

Während einer solchen Übergangsfrist werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für die aktive Leistungserbringung verwendet und der Zugriff wird auf den technisch und organisatorisch erforderlichen Personenkreis beschränkt.

Soweit eine Rückgabe personenbezogener Daten vereinbart wurde, kann die Löschung nach erfolgreicher Bereitstellung beziehungsweise nach Ablauf einer vereinbarten Abruffrist erfolgen.

Die Einzelheiten können im Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder in ergänzenden vertraglichen Regelungen festgelegt werden.

17.5 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Soweit handels-, steuer- oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die hiervon betroffenen personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Fristen gespeichert.

Während dieser Zeit werden die Daten ausschließlich zu den gesetzlich vorgesehenen Zwecken verarbeitet.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Speicherung besteht.

17.6 Backups

Personenbezogene Daten können vorübergehend in technischen Datensicherungen enthalten sein.

Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung von Systemen und Datenbeständen im Falle technischer Störungen, Sicherheitsvorfälle oder Datenverluste.

Eine planmäßige Nutzung der in Backups enthaltenen personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

Nach einer Löschung in den produktiven Systemen können personenbezogene Daten bis zur turnusmäßigen Überschreibung oder Löschung noch in bestehenden Backups enthalten sein.

Die Backups werden nach festgelegten technischen Sicherungs- und Löschkonzepten automatisch überschrieben oder gelöscht.

Soweit ein Backup wiederhergestellt werden muss, werden zuvor bereits gelöschte oder zu löschende Daten im Rahmen der technischen Möglichkeiten erneut aus dem produktiven System entfernt.

17.7 Anonymisierung

Soweit eine weitere Verwendung von Informationen für statistische, technische oder betriebliche Zwecke zulässig und erforderlich ist, können personenbezogene Daten anonymisiert werden.

Nach erfolgreicher Anonymisierung darf ein Personenbezug mit vertretbaren Mitteln nicht mehr hergestellt werden können.

Wirksam anonymisierte Informationen gelten nicht mehr als personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.

Eine bloße Pseudonymisierung gilt nicht als Anonymisierung und ersetzt eine erforderliche Löschung nicht.

17.8 Löschanfragen und Einschränkungen

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Ein entsprechender Antrag kann über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten gestellt werden.

Soweit User Flow die betreffenden Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, wird die Anfrage an den jeweils Verantwortlichen weitergeleitet oder in Abstimmung mit diesem bearbeitet. User Flow darf in diesem Fall nicht ohne entsprechende Weisung eigenständig über die Löschung entscheiden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Eine sofortige Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, soweit:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
• die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind,
• die Daten Bestandteil gesetzlich vorgeschriebener Nachweise sind,
• eine Rückgabe an den jeweils Verantwortlichen noch aussteht,
• oder eine weitere Speicherung aufgrund sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Soweit eine Löschung vorübergehend nicht erfolgen kann, wird die Verarbeitung im gesetzlich erforderlichen Umfang eingeschränkt.

18. Rechte betroffener Personen

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, stehen den betroffenen Personen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgend beschriebenen Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu.

Soweit User Flow personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, können diese Rechte unmittelbar gegenüber User Flow ausgeübt werden.

Soweit User Flow personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde als Verantwortlicher für die Bearbeitung der Betroffenenanfrage zuständig. User Flow unterstützt den Verantwortlichen entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben bei der Erfüllung der Betroffenenrechte.

Anfragen können über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten an User Flow gerichtet werden.

18.1 Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen,

• ob personenbezogene Daten verarbeitet werden,
• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
• zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt,
• an welche Empfänger Daten übermittelt wurden oder werden,
• wie lange die Daten gespeichert werden,
• sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen wird eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung gestellt.

18.2 Recht auf Berichtigung

Betroffene Personen haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

18.3 Recht auf Löschung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen.

Dieses Recht besteht insbesondere dann, wenn

• die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind,
• eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht,
• oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

18.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann verlangt werden, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten eingeschränkt wird.

Während der Einschränkung dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur noch gespeichert oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben verarbeitet werden.

18.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Betroffene Personen haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit technisch möglich, die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Dieses Recht besteht ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen.

18.6 Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

User Flow verarbeitet die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

18.7 Widerruf einer Einwilligung

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

18.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Dies gilt insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Mitgliedstaats ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

18.9 Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der in diesem Abschnitt beschriebenen Rechte kann jederzeit Kontakt mit User Flow aufgenommen werden.

Soweit User Flow für die betreffende Verarbeitung selbst Verantwortlicher ist, wird die Anfrage entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geprüft und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet.

Soweit die betreffenden personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet werden, wird die Anfrage an den jeweils Verantwortlichen weitergeleitet oder in Abstimmung mit diesem bearbeitet. User Flow unterstützt den Verantwortlichen hierbei im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und der bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Soweit eine Anfrage unmittelbar an den verantwortlichen Kunden gerichtet wird, kann dieser User Flow mit der technischen Umsetzung oder der Bereitstellung der erforderlichen Informationen beauftragen.

Vor der Herausgabe, Berichtigung, Übertragung oder Löschung personenbezogener Daten kann eine angemessene Überprüfung der Identität der anfragenden Person erforderlich sein. Hierzu können zusätzliche Informationen angefordert werden, soweit dies zur Verhinderung einer unbefugten Offenlegung oder Veränderung personenbezogener Daten erforderlich und gesetzlich zulässig ist.

Betroffenenanfragen werden grundsätzlich unentgeltlich bearbeitet. Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen können nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein angemessenes Entgelt verlangt oder die Bearbeitung des Antrags abgelehnt werden.

19. Datensicherheit

Der Schutz personenbezogener Daten hat für User Flow einen hohen Stellenwert.

User Flow trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und bei Bedarf angepasst.

19.1 Technische Schutzmaßnahmen

Zum Schutz personenbezogener Daten setzt User Flow insbesondere geeignete technische Sicherheitsmaßnahmen ein.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragungen (TLS/SSL),
• Zugriffsbeschränkungen auf Systeme und Datenbanken,
• rollenbasierte Berechtigungskonzepte,
• Authentifizierungsverfahren,
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich in gehashter Form,
• Verschlüsselung besonders schutzbedürftiger Zugangsdaten,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
• Datensicherungen (Backups),
• sowie weitere dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmaßnahmen,
• Maßnahmen zur Absicherung und Überwachung der Netzwerk- und Systeminfrastruktur.

19.2 Organisatorische Maßnahmen

User Flow beschränkt den Zugriff auf personenbezogene Daten auf diejenigen Personen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Mitarbeiter sowie beauftragte Dienstleister werden ausschließlich im erforderlichen Umfang zum Umgang mit personenbezogenen Daten berechtigt.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen eines rollen- und berechtigungsbasierten Zugriffskonzepts verarbeitet. Zugriffe werden auf diejenigen Personen beschränkt, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

19.3 Umgang mit Sicherheitsvorfällen

User Flow verfügt über organisatorische und technische Prozesse zur Erkennung, Bewertung und Behandlung sicherheitsrelevanter Vorfälle.

Werden Sicherheitsvorfälle festgestellt, werden angemessene Maßnahmen zur Begrenzung möglicher Auswirkungen sowie zur Wiederherstellung der Sicherheit unserer Systeme ergriffen.

Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgen Benachrichtigungen an zuständige Aufsichtsbehörden oder betroffene Personen nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung.

19.4 Zugang zu Benutzerkonten

Ein Zugriff auf Benutzerkonten durch Administratoren von User Flow erfolgt ausschließlich,

• soweit dies zur Bearbeitung einer Supportanfrage erforderlich ist,
• zur Fehleranalyse,
• zur Sicherstellung des sicheren Betriebs der Plattform,
• oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.

Administratorzugriffe werden protokolliert und auf das erforderliche Maß beschränkt.

19.5 Keine absolute Sicherheit

Trotz aller eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen kann keine Datenübertragung über das Internet oder elektronische Speichersysteme einen vollständigen Schutz vor sämtlichen Sicherheitsrisiken gewährleisten.

User Flow verbessert seine Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik.

19.6 Meldung von Sicherheitsvorfällen

Sollten Nutzer Anhaltspunkte für Sicherheitslücken, unberechtigte Zugriffe oder sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle feststellen, bittet User Flow darum, diese unverzüglich über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten zu melden.

Hierdurch können mögliche Risiken schneller erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

20. Verarbeitung bei Nutzung des Translators

20.1 Allgemeines

User Flow stellt optional eine Übersetzungsfunktion („Translator“) zur Verfügung.

Der Translator dient ausschließlich der Unterstützung der Kommunikation innerhalb der CRM-Anwendung und ermöglicht die Übersetzung von Kommunikationsinhalten zwischen verschiedenen Sprachen.

Die Nutzung des Translators erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Nutzers. Die Funktion kann jederzeit aktiviert, deaktiviert oder nicht genutzt werden.

Zur Durchführung der Übersetzung kann User Flow externe technische Übersetzungs- oder KI-Dienste einsetzen.

Die jeweils eingesetzten Dienstleister ergeben sich aus dem Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung.

20.2 Verarbeitete Daten

Soweit der Translator genutzt wird, können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Kommunikationsinhalte, die übersetzt werden sollen,
• technisch erforderliche Kontextinformationen, soweit diese zur Verbesserung der Übersetzungsqualität erforderlich sind,
• Sprachinformationen,
• technische Anfrage- und Antwortinformationen,
• Zeitpunkte der Verarbeitung,
• technisch erforderliche Kennungen,
• sowie sonstige Informationen, die für die Durchführung der jeweiligen Übersetzung technisch erforderlich sind.

Es werden ausschließlich diejenigen Informationen verarbeitet oder an den eingesetzten Übersetzungsdienst übermittelt, die für die Bereitstellung der jeweiligen Übersetzungsfunktion erforderlich sind.

20.3 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Übersetzungsfunktion,
• Unterstützung der Kommunikation zwischen Nutzern unterschiedlicher Sprachen,
• Verbesserung der Lesbarkeit und Verständlichkeit von Kommunikationsinhalten,
• technische Durchführung der angeforderten Übersetzung,
• Sicherstellung eines stabilen und funktionsfähigen Übersetzungsdienstes,
• Fehleranalyse sowie technische Weiterentwicklung der Übersetzungsfunktion.

20.4 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung des Translators Bestandteil der vom Nutzer angeforderten oder vertraglich geschuldeten Leistungen ist.

Soweit User Flow personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Nutzung des Translators zusätzlich auf Grundlage der zwischen User Flow und dem jeweiligen Kunden bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie der dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.

20.5 Empfänger

Zur Durchführung der Übersetzungsfunktion können die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an einen eingesetzten Übersetzungs- oder KI-Dienst übermittelt werden.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Durchführung der jeweiligen Übersetzung technisch erforderlich ist.

Die jeweils eingesetzten Dienstleister ergeben sich aus Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung.

Soweit hierbei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, gelten ergänzend die Regelungen des Abschnitts „Datenübermittlungen in Drittländer“.

20.6 Speicherdauer

Übersetzungsinhalte können vorübergehend gespeichert werden, soweit dies zur technischen Bereitstellung der Übersetzungsfunktion, zur Vermeidung wiederholter Übersetzungen oder zur Sicherstellung einer konsistenten Nutzung innerhalb einer aktiven Nutzungssitzung erforderlich ist.

Eine weitergehende Speicherung erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche, vertragliche oder sonstige datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Für die allgemeine Speicherdauer personenbezogener Daten gelten ergänzend die Regelungen des Abschnitts „Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten“.

20.7 Datenschutzfreundliche Konfiguration

Soweit dies vom jeweils eingesetzten Übersetzungsdienst technisch unterstützt wird, nutzt User Flow datenschutzfreundliche Konfigurations- und Verarbeitungseinstellungen, um die Speicherung oder sonstige Weiterverwendung übermittelter Inhalte auf das für die Bereitstellung der Übersetzungsfunktion erforderliche Maß zu beschränken.

Der konkrete Umfang dieser Maßnahmen richtet sich nach den technischen Möglichkeiten sowie den jeweils eingesetzten Übersetzungsdiensten.

21. Verarbeitung bei Nutzung des Bots

21.1 Allgemeines

User Flow stellt optional automatisierte Funktionen zur Unterstützung von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit unterstützten Drittplattformen bereit („Bot“).

Der Bot kann insbesondere dazu eingesetzt werden, innerhalb unterstützter Drittplattformen Reichweite und Aktivität für verbundene Konten zu fördern, öffentlich oder für den Nutzer zugängliche Profile und Informationen zu erfassen, organisatorisch zu verwalten sowie Kommunikations- und Interaktionsvorgänge nach den Vorgaben des Nutzers auszuführen.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach den jeweils unterstützten Drittplattformen, den technischen Möglichkeiten der betreffenden Plattform, dem gebuchten Leistungsumfang sowie den vom Nutzer gewählten Einstellungen.

Die Nutzung des Bots erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Nutzers. Nach seiner Aktivierung kann der Bot die vom Nutzer konfigurierten Vorgänge fortlaufend oder wiederkehrend ausführen, bis die jeweilige Automatisierung pausiert, beendet oder deaktiviert wird.

Alle durch den Bot ausgeführten Aktionen erfolgen innerhalb der vom Nutzer festgelegten Konfiguration und grundsätzlich im Namen des jeweils verbundenen Drittplattform-Kontos. User Flow tritt dabei nicht als eigenständiger Absender oder Kommunikationspartner gegenüber den betroffenen Personen auf.

21.2 Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung des Bots können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Profil- und Kontoinformationen von Personen auf unterstützten Drittplattformen,
• Benutzernamen, Aliasnamen, Plattformkennungen und vergleichbare Identifikationsmerkmale,
• öffentlich zugängliche oder für das verbundene Drittplattform-Konto abrufbare Profilinformationen,
• Kommunikationsinhalte und Kommunikationsmetadaten,
• Kommentare und sonstige Interaktionsinhalte,
• Listen, Zuordnungen und organisatorische Informationen,
• Informationen über bereits erfasste, kontaktierte oder verwaltete Personen,
• vom Nutzer hinterlegte Nachrichten-, Kommentar- oder Kommunikationsvorlagen,
• Such-, Auswahl- und Konfigurationseinstellungen,
• Statusinformationen zu automatisierten Vorgängen,
• Zeitpunkte und Ergebnisse ausgeführter Aktionen,
• technische Verbindungs-, Sitzungs- und Plattforminformationen,
• sowie sonstige Daten, die für die Bereitstellung der jeweils aktivierten Automatisierungsfunktion erforderlich sind.

Der Bot verarbeitet grundsätzlich nur solche Informationen, die innerhalb der jeweiligen Drittplattform verfügbar, für das verbundene Konto zugänglich, vom Nutzer bereitgestellt oder im Rahmen der Bot-Nutzung erzeugt worden sind.

21.3 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Durchführung der vom Nutzer aktivierten Automatisierungsfunktionen,
• Unterstützung beim Aufbau von Reichweite, Sichtbarkeit, Aktivität und Kontaktmöglichkeiten auf unterstützten Drittplattformen,
• Auffinden und Erfassen relevanter Profile oder Nutzer,
• Erstellung und Verwaltung von Listen, Zuordnungen und organisatorischen Übersichten,
• Unterstützung und Automatisierung von Kommunikations- und Interaktionsabläufen,
• Versand oder Veröffentlichung vom Nutzer vorgegebener Kommunikations- und Interaktionsinhalte,
• Vermeidung unnötiger oder mehrfacher Verarbeitung bereits erfasster Informationen,
• Dokumentation des Status und der Ergebnisse automatisierter Vorgänge,
• technische Steuerung und Überwachung laufender Automatisierungen,
• Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Gewährleistung eines stabilen Plattformbetriebs,
• Weiterentwicklung und Verbesserung der Bot-Funktionen.

21.4 Steuerung durch den Nutzer

Der Nutzer entscheidet eigenverantwortlich, ob, wann und in welchem Umfang der Bot eingesetzt wird.

Der Nutzer legt insbesondere fest, welche unterstützten Drittplattform-Konten verbunden werden, welche Automatisierungsfunktionen aktiviert sind und welche Einstellungen, Suchkriterien, Inhalte oder Vorlagen für die Ausführung verwendet werden.

Aktivierte Automatisierungen können grundsätzlich jederzeit pausiert, beendet oder deaktiviert werden.

Die Deaktivierung des Bots beendet die weitere Ausführung der betreffenden Automatisierung. Bereits zuvor verarbeitete oder innerhalb der CRM-Anwendung gespeicherte Informationen werden hierdurch nicht automatisch gelöscht.

Für die Löschung bereits gespeicherter Daten gelten die Regelungen des Abschnitts „Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten“.

21.5 Rechtsgrundlagen

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Bot-Funktionen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung der technischen Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse oder Weiterentwicklung der Bot-Funktionen dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das berechtigte Interesse von User Flow besteht in der sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Bereitstellung sowie der technischen Verbesserung der angebotenen Automatisierungsfunktionen.

Soweit User Flow personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage der zwischen User Flow und dem jeweiligen Kunden bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung sowie der dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.

Die vertragliche Einordnung als Auftragsverarbeitung setzt voraus, dass der jeweilige Kunde die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung vorgibt und User Flow innerhalb der dokumentierten Weisungen handelt. Die Rollenverteilung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter richtet sich stets nach der tatsächlichen Ausgestaltung des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs.

21.6 Kommunikation und Interaktionen über Drittplattformen

Soweit der Bot Nachrichten versendet, Kommentare veröffentlicht oder sonstige Interaktionen ausführt, erfolgt dies über das jeweils verbundene Drittplattform-Konto und innerhalb der vom Nutzer vorgenommenen Konfiguration.

Dabei können insbesondere vom Nutzer hinterlegte Inhalte, Vorlagen, Medienzuordnungen, Empfängerkriterien und technische Statusinformationen verarbeitet werden.

Die über den Bot ausgeführten Kommunikations- oder Interaktionsvorgänge können bei der jeweiligen Drittplattform sowie innerhalb der CRM-Anwendung gespeichert oder angezeigt werden.

Für die Verarbeitung durch die jeweilige Drittplattform gelten ergänzend deren eigene Bedingungen und Datenschutzhinweise.

User Flow hat keinen vollständigen Einfluss darauf, wie die jeweilige Drittplattform die dort übermittelten oder veröffentlichten Informationen eigenständig verarbeitet, speichert oder verwendet.

21.7 Listen und organisatorische Informationen

Im Rahmen der Bot-Nutzung können Profile, Plattformkennungen, Statusinformationen, Zuordnungen und weitere organisatorische Angaben in Listen oder vergleichbaren Übersichten innerhalb der CRM-Anwendung gespeichert werden.

Diese Speicherung kann insbesondere erforderlich sein, um:

• bereits erfasste Personen zu erkennen,
• laufende oder abgeschlossene Vorgänge zuzuordnen,
• wiederholte oder unerwünschte Verarbeitungen zu vermeiden,
• den Status von Kommunikations- und Interaktionsvorgängen darzustellen,
• sowie die vom Nutzer gewählten Arbeitsabläufe technisch und organisatorisch bereitzustellen.

Die gespeicherten Listen und Zuordnungen können auch nach Abschluss eines einzelnen automatisierten Vorgangs innerhalb der CRM-Anwendung erhalten bleiben, soweit dies für die weitere Nutzung der Bot- oder CRM-Funktionen erforderlich ist.

21.8 Empfänger und technische Infrastruktur

Zur Bereitstellung der Bot-Funktionen können personenbezogene Daten an die jeweils verbundene Drittplattform übermittelt oder von dieser abgerufen werden.

Abhängig von der technischen Ausgestaltung können außerdem Hosting-, Server-, Netzwerk-, Proxy-, Sicherheits- und sonstige technische Dienstleister in die Verarbeitung eingebunden sein.

Die Verarbeitung durch solche Dienstleister erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Bot-Funktion, zur Übertragung der vom Nutzer veranlassten Vorgänge oder zum sicheren und stabilen Betrieb der technischen Infrastruktur erforderlich ist.

Weitere Informationen ergeben sich aus den Abschnitten:

• „Verbindung mit Drittplattform-Konten“,
• „Empfänger personenbezogener Daten“,
• „Datenübermittlungen in Drittländer“,
• sowie „Eingesetzte Dienstleister“.

21.9 Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Bot-Nutzung verarbeitet werden, werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der vom Nutzer aktivierten Funktionen, die Verwaltung laufender oder abgeschlossener Vorgänge oder die weitere Nutzung innerhalb der CRM-Anwendung erforderlich ist.

Insbesondere können im Rahmen der Bot-Nutzung erzeugte Listen, Zuordnungen, Kommunikationsinformationen und Statusdaten auch dauerhaft innerhalb des aktiven Kundenkontos gespeichert werden, soweit diese Bestandteil der vom Nutzer gewünschten CRM-oder Automatisierungsfunktionen sind.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder der Auftragsverarbeitung richtet sich die Löschung, Rückgabe oder Anonymisierung nach den Regelungen des Abschnitts „Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten“ sowie nach den bestehenden vertraglichen Vereinbarungen und dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.

Technische Status- und Protokolldaten können abweichend hiervon für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden, soweit dies zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Fehleranalyse, zur Missbrauchsprävention oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

21.10 Verantwortung des Nutzers

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, den Bot ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, der vertraglichen Vereinbarungen mit User Flow sowie der Bedingungen der jeweiligen Drittplattform einzusetzen.

Dies umfasst insbesondere die Verantwortung für:

• die Auswahl der verbundenen Drittplattform-Konten,
• die Rechtmäßigkeit der verwendeten Such- und Auswahlkriterien,
• die Zulässigkeit der verarbeiteten und gespeicherten personenbezogenen Daten,
• die Inhalte der verwendeten Nachrichten, Kommentare und Vorlagen,
• die Auswahl der angesprochenen Personen,
• sowie die Konfiguration, Aktivierung und Überwachung der automatisierten Vorgänge.

Soweit der Nutzer personenbezogene Daten Dritter über den Bot verarbeitet, ist er dafür verantwortlich, dass hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und die erforderlichen Informations- und sonstigen datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt werden.

User Flow stellt die technische Infrastruktur und die vom Nutzer gewählten Automatisierungsfunktionen bereit, entscheidet jedoch grundsätzlich nicht eigenständig darüber, welche konkreten Personen angesprochen, welche Inhalte versendet oder welche Interaktionen durchgeführt werden.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

User Flow behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, neuer Funktionen, geänderter gesetzlicher Vorgaben oder sonstiger datenschutzrechtlicher Anforderungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit innerhalb der Plattform sowie auf der Website abrufbar.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden Nutzer über wesentliche Änderungen in geeigneter Weise informiert.

22.1 Geltende Version

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt grundsätzlich die jeweils zum Zeitpunkt der jeweiligen Verarbeitung veröffentlichte Fassung dieser Datenschutzerklärung.

Frühere Fassungen dieser Datenschutzerklärung können aus Nachweis-, Dokumentations- und Compliance-Gründen intern archiviert werden.

23. Kontakt zum Datenschutz

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G.

Alt-Möllner-Straße 37–42, Gebäude B

23879 Mölln

Deutschland

E-Mail: info@user-flow.de

23.1 Datenschutzanfragen

Fragen zum Datenschutz sowie Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte können jederzeit über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten an User Flow gerichtet werden.

Anfragen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeitet.

23.2 Datenschutzbeauftragter

Soweit gesetzlich erforderlich, wird User Flow einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten werden in diesem Fall an geeigneter Stelle veröffentlicht und in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.

Derzeit besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

24. Stand dieser Datenschutzerklärung

Stand: 07/2026

Version: 1.05