Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Website user-flow.de, der webbasierten Anwendung app.user-flow.de sowie sämtlicher hierüber angebotener Dienste ist:

User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G. Alt-Möllner-Straße 37–42, Gebäude B

23879 Mölln

Deutschland

E-Mail: info@user-flow.de

Website: https://user-flow.de

CRM-Anwendung: https://app.user-flow.de

Sofern in dieser Datenschutzerklärung die Begriffe „User Flow“, „wir“, „uns“ oder „unser“ verwendet werden, ist hiermit stets die User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G. als Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeint.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht vorliegen. Sollte künftig ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle veröffentlicht.

Für sämtliche Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zur Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten wenden.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung gilt sowohl für die öffentliche Website von User Flow als auch für die CRM-Anwendung, soweit nachfolgend keine abweichenden Regelungen getroffen werden.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche von der User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G. angebotenen digitalen Dienste, soweit im Rahmen ihrer Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Sie gilt insbesondere für folgende Angebote:

* die Unternehmenswebsite unter https://user-flow.de einschließlich sämtlicher Unterseiten, * die webbasierte CRM-Anwendung unter https://app.user-flow.de,

* sämtliche Funktionen, Module und Dienste innerhalb der CRM-Anwendung, * sämtliche Kommunikationswege zwischen Nutzern und User Flow, insbesondere per E-Mail sowie über offizielle Supportkanäle,

* sowie für zukünftige Erweiterungen der Plattform, sofern auf diese in dieser Datenschutzerklärung verwiesen wird oder sie auf diese Datenschutzerklärung Bezug nehmen.

Diese Datenschutzerklärung gilt unabhängig davon, ob unsere Dienste über einen Desktop- Computer, ein Notebook, ein Tablet, ein Smartphone oder ein anderes internetfähiges Endgerät genutzt werden.

Sie gilt ebenfalls unabhängig davon, in welchem Land sich ein Nutzer befindet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben der Datenschutz-

Grundverordnung (DSGVO) sowie den sonst anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union.

Unsere Dienste richten sich an Nutzer aus verschiedenen Ländern. Aus diesem Grund stellen wir diese Datenschutzerklärung in deutscher sowie in englischer Sprache zur Verfügung.

Sollten zwischen verschiedenen Sprachfassungen Auslegungsunterschiede oder Übersetzungsabweichungen bestehen, ist ausschließlich die deutsche Fassung dieser Datenschutzerklärung maßgeblich.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für Datenverarbeitungen, die durch User Flow als Verantwortlicher durchgeführt werden. Für Datenverarbeitungen durch Drittanbieter oder externe Dienste, auf die innerhalb unserer Plattform verwiesen wird oder die eigenständig personenbezogene Daten verarbeiten, gelten ausschließlich deren jeweilige Datenschutzbestimmungen.

3. Begriffsbestimmungen

Zur besseren Verständlichkeit dieser Datenschutzerklärung werden die nachfolgenden Begriffe einheitlich verwendet.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung personenbezogene Bezeichnungen ausschließlich in der männlichen Form verwendet werden, dienen diese ausschließlich der besseren Lesbarkeit. Sie beziehen sich gleichermaßen auf Personen aller Geschlechter.

3.1 User Flow

User Flow bezeichnet die von der User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G. betriebene Softwareplattform einschließlich der Unternehmenswebsite unter user-flow.de, der webbasierten CRM-Anwendung unter app.user-flow.de sowie sämtlicher damit verbundenen Funktionen, Module und Dienstleistungen.

3.2 Nutzer

Als Nutzer gelten sämtliche Personen, die auf die Website oder die CRM-Anwendung zugreifen oder die Dienste von User Flow verwenden.

Je nach Berechtigung können Nutzer insbesondere als Agentur, Creator oder Chatter innerhalb der Plattform tätig sein.

3.3 Agentur

Eine Agentur ist ein Unternehmer oder Unternehmen, das innerhalb von User Flow einen oder mehrere Creator verwaltet und hierfür Mitarbeiter oder externe Chatter einsetzen kann.

Die Agentur verwaltet die ihr zugeordneten Creator-Accounts und ist für die Einrichtung sowie Verwaltung der ihr zugewiesenen Chatter verantwortlich.

3.4 Creator

Ein Creator ist die Person oder das Unternehmen, deren bzw. dessen Konto einer unterstützten Drittplattform innerhalb von User Flow verwaltet wird.

Ein Creator kann seinen Account selbst verwalten oder die Verwaltung ganz oder teilweise einer Agentur übertragen.

3.5 Chatter

Ein Chatter ist eine von einer Agentur oder einem Creator autorisierte Person, die innerhalb von User Flow Kommunikationsaufgaben übernimmt.

Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf die ihnen durch die jeweilige Agentur oder den Creator zugewiesenen Bereiche und verfügen lediglich über die jeweils eingeräumten Berechtigungen.

3.6 Fan

Als Fan werden Nutzer unterstützter Drittplattformen bezeichnet, mit denen Creator oder Chatter innerhalb der Plattform kommunizieren oder interagieren.

Fans sind keine Nutzer von User Flow im eigentlichen Sinne. Personenbezogene Daten von Fans können jedoch im Rahmen der Nutzung der Software verarbeitet werden, soweit dies für die Nutzung der angebotenen Funktionen erforderlich ist.

3.7 Unterstützte Drittplattformen

Unterstützte Drittplattformen sind externe Online-Plattformen, die von unabhängigen Drittanbietern betrieben werden und mit User Flow verbunden werden können.

User Flow ist weder Betreiber noch Anbieter dieser Drittplattformen und entscheidet nicht über deren eigenständige Datenverarbeitung.

Die Anbindung einer unterstützten Drittplattform erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Nutzers, um innerhalb von User Flow die gewünschten Funktionen bereitzustellen.

Je nach technischer Ausgestaltung und den verfügbaren Funktionen der jeweiligen Drittplattform können unterschiedliche Arten personenbezogener Daten verarbeitet, angezeigt oder synchronisiert werden. Der konkrete Umfang richtet sich nach den vom Nutzer verwendeten Funktionen sowie den technischen Möglichkeiten der jeweiligen Drittplattform.

Zum Zeitpunkt dieser Datenschutzerklärung unterstützt User Flow insbesondere folgende Drittplattformen:

* Maloum

* 4Based

Weitere Drittplattformen können künftig ergänzt werden.

3.8 CRM

Als CRM (Customer Relationship Management System) wird die von User Flow bereitgestellte webbasierte Software bezeichnet.

Das CRM dient insbesondere der Verwaltung von Creator-Accounts, der Organisation von Kommunikationsprozessen, der Analyse von Aktivitäten sowie der Bereitstellung weiterer produktbezogener Funktionen.

3.9 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Hierzu gehören insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Benutzerkennungen, Kommunikationsdaten, Standortdaten, Online-Kennungen oder sonstige Informationen, die einer natürlichen Person direkt oder indirekt zugeordnet werden können.

3.10 Verarbeitung

Als Verarbeitung gilt jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Hierzu zählen insbesondere das Erheben, Speichern, Organisieren, Strukturieren, Abrufen, Verwenden, Übermitteln, Synchronisieren, Archivieren, Einschränken, Löschen oder Vernichten personenbezogener Daten.

3.11 Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Verantwortlicher im Sinne dieser Datenschutzerklärung ist die User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G.

3.12 Auftragsverarbeiter

Ein Auftragsverarbeiter ist ein externer Dienstleister, der personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von User Flow verarbeitet.

Hierzu zählen insbesondere technische Dienstleister für Hosting, Datenbanken, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung oder vergleichbare Infrastrukturleistungen.

4. Grundsätze der Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten hat für User Flow einen hohen Stellenwert. Sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten erfolgen ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den sonstigen anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.

Bei der Entwicklung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung unserer Dienste achten wir darauf, personenbezogene Daten nur in dem Umfang zu verarbeiten, der für die Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist. Dabei orientieren wir uns insbesondere an den folgenden datenschutzrechtlichen Grundsätzen.

4.1 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich verarbeitet, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

Je nach Verarbeitungsvorgang erfolgt die Verarbeitung insbesondere * zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

* aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), * aufgrund berechtigter Interessen von User Flow oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), * oder auf Grundlage einer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern eine solche erforderlich ist.

Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage wird in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang gesondert erläutert.

4.2 Zweckbindung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verarbeitet.

Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, soweit hierfür eine eigenständige gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat.

4.3 Datenminimierung

Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung, den sicheren Betrieb sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Dienste erforderlich sind.

Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen können, weisen wir hierauf ausdrücklich hin.

4.4 Richtigkeit der Daten

Wir bemühen uns, personenbezogene Daten aktuell und sachlich richtig zu halten.

Nutzer können unrichtige oder veraltete Daten jederzeit im Rahmen der verfügbaren Funktionen berichtigen oder sich hierzu an unseren Support wenden.

4.5 Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen oder die betroffene Person hierin eingewilligt hat.

Die konkreten Speicherfristen werden in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung erläutert.

4.6 Integrität und Vertraulichkeit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder sonstigen unzulässigen Verarbeitungen zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung, Authentifizierung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie weitere dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmechanismen.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen finden sich in Abschnitt „Datensicherheit“ dieser Datenschutzerklärung.

4.7 Transparenz

Uns ist es wichtig, nachvollziehbar darzustellen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, aus welchen Gründen dies geschieht und welche Rechte betroffenen Personen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung soll einen möglichst vollständigen und verständlichen Überblick über sämtliche wesentlichen Verarbeitungsvorgänge innerhalb der von User Flow angebotenen Dienste geben.

Sollten trotz dieser Datenschutzerklärung Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen, können sich betroffene Personen jederzeit über die in Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

5. Besuch der Website

Beim Besuch unserer Website https://user-flow.de werden automatisch bestimmte Informationen verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie Fehler analysieren und beheben zu können.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt unabhängig davon, ob Sie sich registrieren oder unsere Dienste später nutzen.

5.1 Verarbeitete Daten

Beim Aufruf unserer Website können insbesondere folgende personenbezogene Daten automatisch verarbeitet werden:

* IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,

* Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

* Zeitzone,

* aufgerufene Seiten und Dateien,

* HTTP-Statuscode,

* Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite, sofern vom Browser übermittelt), * Browsertyp und Browserversion,

* verwendetes Betriebssystem,

* Spracheinstellungen des Browsers,

* Geräteinformationen,

* Zugriffsprotokolle (Server-Logs),

* sowie weitere technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

5.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Bereitstellung und Auslieferung unserer Website,

* Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer Systeme,

* Sicherstellung der IT-Sicherheit,

* Erkennung und Abwehr von Angriffen oder Missbrauch,

* Fehleranalyse und technische Wartung,

* Stabilitäts- und Performanceoptimierung,

* Dokumentation sicherheitsrelevanter Ereignisse,

* Durchsetzung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche, soweit erforderlich.

5.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website sicher, stabil, funktionsfähig und gegen Angriffe geschützt bereitzustellen.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.4 Speicherdauer

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme erforderlich ist.

Eine längere Speicherung erfolgt ausschließlich,

* soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,

* soweit dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist, * oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Die konkreten Speicherfristen können je nach Art der jeweiligen Protokolldaten unterschiedlich ausfallen.

5.5 Empfänger der Daten

Im Rahmen des Betriebs unserer Website können personenbezogene Daten insbesondere durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die uns beim Hosting sowie beim Betrieb unserer Infrastruktur unterstützen.

Hierzu gehören insbesondere Hosting- und Infrastrukturdienstleister, deren Einsatz in Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung näher erläutert wird.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

5.6 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der in diesem Abschnitt genannten technischen Daten ist für den Betrieb unserer Website technisch erforderlich.

Ohne diese Daten kann unsere Website nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

6. Cookies und technische Speicherung

User Flow verwendet Cookies und vergleichbare technische Speichermechanismen, soweit dies für den Betrieb der Website, die Anmeldung, die Nutzung der CRM-Anwendung sowie die Sicherheit der Plattform erforderlich ist.

Darüber hinaus können auf der öffentlichen Website (Landingpage) Analyse-, Statistik- und Marketingtechnologien eingesetzt werden, um die Reichweite unserer Website zu messen, Werbekampagnen auszuwerten und interessenbezogene Werbung bereitzustellen.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.

Vergleichbare technische Speichermechanismen können insbesondere im Browser des Nutzers eingesetzt werden, um Sitzungen, Spracheinstellungen oder sicherheitsrelevante Informationen technisch bereitzustellen.

6.1 Technisch notwendige Cookies

User Flow setzt technisch notwendige Cookies ein, um die grundlegenden Funktionen der Website und der CRM-Anwendung bereitzustellen.

Hierzu gehören insbesondere Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen zur:

* Anmeldung und Authentifizierung,

* Verwaltung aktiver Sitzungen,

* Sicherstellung der Systemsicherheit,

* Speicherung technischer Einstellungen,

* Verhinderung von Missbrauch,

* Bereitstellung geschützter Bereiche innerhalb der CRM-Anwendung.

Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website und die CRM-Anwendung ordnungsgemäß funktionieren.

6.2 Session Cookies und Authentifizierung

Nach erfolgreicher Anmeldung können Session Cookies oder vergleichbare technische Speichermechanismen gesetzt werden.

Diese dienen dazu, den Nutzer während der Nutzung der CRM-Anwendung wiederzuerkennen und angemeldet zu halten.

Session Cookies verlieren grundsätzlich nach Ablauf ihrer Gültigkeit, nach Abmeldung oder nach Beendigung der Sitzung ihre Wirksamkeit.

6.3 Local Storage und vergleichbare Speichertechnologien

Soweit technisch erforderlich, kann User Flow auch den Local Storage oder vergleichbare Speichertechnologien des Browsers nutzen.

Dies kann insbesondere erforderlich sein, um technische Einstellungen, Sitzungsinformationen oder sicherheitsrelevante Informationen innerhalb der CRM-Anwendung bereitzustellen.

6.4 Analyse- und Marketingtechnologien

Auf der öffentlichen Website können zusätzlich Analyse- und Marketingtechnologien eingesetzt werden.

Diese dienen insbesondere dazu,

* die Nutzung der Website statistisch auszuwerten,

* die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen,

* Conversion-Ereignisse nachzuvollziehen,

* interessenbezogene Werbung anzuzeigen,

* Marketingmaßnahmen zu optimieren.

Hierfür können insbesondere Dienste folgender Anbieter eingesetzt werden:

* Meta Platforms Ireland Limited (Facebook Pixel / Meta Pixel)

* Google Ireland Limited (z. B. Google Analytics, Google Ads Conversion Tracking oder vergleichbare Dienste)

Der Einsatz dieser Technologien erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzlich erforderliche Einwilligung des Nutzers vorliegt.

6.5 Cookie-Einwilligung

Soweit der Einsatz von Cookies oder vergleichbaren Technologien nicht technisch erforderlich ist, erfolgt deren Nutzung ausschließlich nach vorheriger Einwilligung des Nutzers über das auf der Website eingesetzte Consent-Management-System (Cookie-Banner).

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder angepasst werden.

6.6 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung technisch notwendiger Cookies und vergleichbarer Speichermechanismen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website und CRM-Anwendung technisch funktionsfähig, sicher und nutzerfreundlich bereitzustellen.

Soweit technisch notwendige Cookies für die Erfüllung des Nutzungsvertrages erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Analyse-, Statistik- und Marketingtechnologien werden ausschließlich auf Grundlage einer zuvor erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt.

6.7 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Nutzung technisch notwendiger Cookies ist erforderlich, um die Website und die CRM- Anwendung vollständig bereitstellen zu können.

Werden technisch notwendige Cookies im Browser deaktiviert, können einzelne Funktionen der Website oder der CRM-Anwendung nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

7. Registrierung eines Benutzerkontos

Die Nutzung der CRM-Anwendung app.user-flow.de setzt die Erstellung eines Benutzerkontos voraus.

Die Registrierung setzt voraus, dass der Nutzer im Rahmen seiner gewerblichen, freiberuflichen oder sonstigen selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt. User Flow richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

Mit Abschluss der Registrierung bestätigt der Nutzer, dass er volljährig ist und die Plattform ausschließlich im Rahmen einer unternehmerischen oder selbstständigen Tätigkeit nutzt.

7.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Registrierung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

* E-Mail-Adresse,

* Passwort (ausschließlich in verschlüsselter bzw. gehashter Form), * Anzeigename bzw. Benutzername,

* Rolle innerhalb der Plattform (z. B. Agentur oder Chatter),

* Datum und Uhrzeit der Registrierung,

* IP-Adresse zum Zeitpunkt der Registrierung,

* Informationen über die Zustimmung zu den jeweils gültigen AGB und der Datenschutzerklärung einschließlich der jeweils akzeptierten Versionsnummer,

* technische Registrierungsinformationen,

* sowie weitere Daten, die zur Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos notwendig ist.

7.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos,

* Authentifizierung des Nutzers,

* Bereitstellung der gebuchten Leistungen,

* Verwaltung von Rollen und Berechtigungen,

* Nachweis der Zustimmung zu unseren AGB und dieser Datenschutzerklärung, * Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,

* Missbrauchs- und Betrugsprävention,

* Gewährleistung der Sicherheit unserer Plattform,

* Bearbeitung von Supportanfragen,

* Durchführung technischer Wartungsmaßnahmen.

7.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung des Nutzungsvertrages erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen dienen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Speicherung der Zustimmung zu unseren AGB und dieser Datenschutzerklärung erfolgt darüber hinaus aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um den Nachweis einer wirksamen Zustimmung führen zu können.

7.4 Registrierung von Chattern

Agenturen können innerhalb der Plattform weitere Nutzer als Chatter einladen.

Hierzu wird zunächst eine Einladung an die vom Agenturinhaber angegebene E-Mail-Adresse versendet.

Der eingeladene Chatter erstellt anschließend eigenständig sein Benutzerkonto.

Auch Chatter müssen im Rahmen ihrer Registrierung den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich zustimmen.

Die Zustimmung des Agenturinhabers ersetzt die Zustimmung des jeweiligen Chatters nicht.

7.5 Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung

Im Rahmen der Registrierung muss jeder Nutzer den jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich zustimmen.

Hierbei werden insbesondere folgende Informationen gespeichert:

* Datum und Uhrzeit der Zustimmung,

* IP-Adresse,

* akzeptierte Version der AGB,

* akzeptierte Version der Datenschutzerklärung.

Diese Daten dienen ausschließlich dem Nachweis der erteilten Zustimmung.

7.6 Speicherdauer

Die im Rahmen der Registrierung verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird das Benutzerkonto zunächst archiviert.

Personenbezogene Kontodaten werden grundsätzlich bis zu 24 Monate nach Vertragsende gespeichert, um eine spätere Wiederherstellung des Benutzerkontos auf Wunsch des ehemaligen Nutzers zu ermöglichen.

Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums keine erneute Aktivierung des Benutzerkontos, werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.

Hiervon unberührt bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Vorgaben.

7.7 Empfänger der Daten

Zur Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos können personenbezogene Daten durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die User Flow beim Betrieb der Plattform unterstützen.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern finden sich in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

7.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der im Rahmen der Registrierung erforderlichen personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos.

Ohne diese Daten kann kein Benutzerkonto erstellt und die CRM-Anwendung nicht genutzt werden.

8. Verbindung und Darstellung eines Drittplattform-Kontos

Zur Nutzung der wesentlichen Funktionen der CRM-Anwendung ist die Verknüpfung eines bestehenden Drittplattform-Kontos erforderlich.

Die Verknüpfung erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des jeweiligen Nutzers.

User Flow stellt selbst keine eigene Creator-Plattform bereit, sondern dient ausschließlich als eigenständige Softwarelösung zur Verwaltung, Organisation und Analyse von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit bestehenden Drittplattform-Konten.

Die Nutzung der entsprechenden Funktionen setzt daher voraus, dass der Nutzer über ein berechtigtes Drittplattform-Konto verfügt oder zur Nutzung dieses Kontos durch den jeweiligen Kontoinhaber autorisiert wurde.

Die Anmeldung am Nutzerkonto von User Flow erfolgt unabhängig von der Anmeldung bei der jeweiligen Drittplattform über die eigene Authentifizierungsinfrastruktur von User Flow.

Soweit Nutzer ihr Drittplattform-Konto innerhalb der CRM-Anwendung verbinden, erfolgt eine gesonderte Authentifizierung gegenüber den Systemen der jeweiligen Drittplattform. Diese dient ausschließlich dazu, die Verbindung zwischen dem jeweiligen Drittplattform-Konto und der CRM- Anwendung von User Flow herzustellen und aufrechtzuerhalten.

Die Authentifizierung gegenüber der jeweiligen Drittplattform erfolgt ausschließlich zur Nutzung der vom Nutzer gewünschten Funktionen und begründet keine eigenständige Registrierung oder Benutzerverwaltung durch User Flow innerhalb der Systeme der jeweiligen Drittplattform.

User Flow kann Funktionen und Inhalte unterstützter Drittplattformen innerhalb der CRM- Anwendung darstellen oder technisch zugänglich machen. Hierzu können technische Vermittlungsdienste eingesetzt werden, um die vom Nutzer autorisierte Verbindung zur jeweiligen Drittplattform herzustellen und die Inhalte innerhalb der CRM-Anwendung bereitzustellen.

Soweit Nutzer innerhalb einer solchen eingebundenen Darstellung Aktionen ausführen, beispielsweise Nachrichten versenden, Inhalte abrufen oder Schaltflächen betätigen, werden die hierfür erforderlichen Daten an die jeweilige Drittplattform übermittelt. User Flow speichert im Rahmen dieser eingebundenen Darstellung keine zusätzlichen Inhaltsdaten, die nicht bereits für die Bereitstellung der CRM-Funktionen erforderlich sind.

Für Echtzeitfunktionen, insbesondere zur Aktualisierung von Kommunikationsinhalten, kann eine direkte technische Verbindung zwischen dem Browser des Nutzers und der jeweiligen Drittplattform hergestellt werden.

8.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

* Zugangsdaten des Drittplattform-Kontos, soweit diese für die technische Authentifizierung erforderlich sind,

* technische Authentifizierungsinformationen,

* Kontokennung,

* Creator-ID,

* Benutzername,

* Profilinformationen,

* Einstellungen des verbundenen Kontos,

* technische Synchronisierungsinformationen,

* Informationen über den Zeitpunkt der Verknüpfung,

* Informationen über den Verbindungsstatus,

* sowie weitere Daten, die für die Bereitstellung der verknüpften Funktionen erforderlich sind.

Die tatsächlich verarbeiteten Daten hängen von den jeweils genutzten Funktionen sowie von den durch die jeweilige Drittplattform bereitgestellten Schnittstellen ab. Im Zusammenhang mit der eingebundenen Darstellung von Drittplattform-Funktionen können zudem technische Sitzungsinformationen, temporäre Zugriffstoken, Verbindungsinformationen sowie technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen verarbeitet werden.

Diese dienen ausschließlich dazu, die autorisierte Verbindung zur jeweiligen Drittplattform sicher herzustellen, aufrechtzuerhalten und die gewünschten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung bereitzustellen.

8.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Herstellung und Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen User Flow und dem jeweiligen Drittplattform-Konto,

* Authentifizierung gegenüber den technischen Schnittstellen der jeweiligen Drittplattform, * Synchronisierung der für die Nutzung der CRM-Funktionen erforderlichen Daten, * Bereitstellung der gebuchten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung, * Fehleranalyse,

* Gewährleistung eines stabilen Plattformbetriebs,

* Erkennung technischer Störungen,

* Sicherstellung der Systemsicherheit.

8.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Erfüllung des Nutzungsvertrages sowie die Bereitstellung der von den Nutzern gewünschten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge zusätzlich der Gewährleistung der Sicherheit oder der Stabilität unserer Systeme dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.4 Speicherung der Zugangsdaten

Soweit für die dauerhafte Nutzung einzelner Funktionen eine Speicherung der für die Authentifizierung erforderlichen Zugangsdaten notwendig ist, werden diese ausschließlich in verschlüsselter Form gespeichert.

Der Zugriff auf diese Informationen ist technisch beschränkt und ausschließlich im hierfür erforderlichen Umfang möglich.

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten.

Zugangsdaten und Authentifizierungsinformationen werden ausschließlich serverseitig verarbeitet, soweit dies für die Herstellung oder Aufrechterhaltung der Verbindung zur jeweiligen Drittplattform erforderlich ist.

Soweit temporäre Zugriffstoken oder Sitzungstickets eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich der sicheren technischen Verbindung und werden nur für den hierfür erforderlichen Zeitraum verwendet.

8.5 Synchronisierung mit der Drittplattform

Nach erfolgreicher Verknüpfung können Daten zwischen User Flow und dem verbundenen Drittplattform-Konto synchronisiert werden, soweit dies für die jeweils genutzten Funktionen erforderlich ist.

Der Umfang der Synchronisierung richtet sich nach den jeweils aktivierten Funktionen der Plattform sowie den von der Drittplattform bereitgestellten technischen Möglichkeiten.

Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der vom jeweiligen Nutzer autorisierten Nutzung der Plattform.

8.6 Verantwortlichkeit

User Flow ist nicht Betreiber der unterstützten Drittplattformen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der jeweiligen Drittplattform ist ausschließlich der jeweilige Betreiber verantwortlich.

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung zwischen Drittplattformen und User Flow verarbeitet oder synchronisiert werden, erfolgt die jeweilige Verarbeitung ausschließlich im Umfang der durch den Nutzer veranlassten Nutzung unserer Dienste.

Die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Drittplattform bleiben hiervon unberührt.

8.7 Speicherdauer

Die im Zusammenhang mit der Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelten die in Abschnitt „Speicherfristen und Löschung“ beschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

8.8 Empfänger der Daten

Soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist, können personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der technischen Verknüpfung des Drittplattform-Kontos durch technische Dienstleister verarbeitet werden, die User Flow beim Betrieb der Plattform unterstützen.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis oder einer ausdrücklichen Einwilligung.

8.9 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der für die Verknüpfung erforderlichen Daten ist Voraussetzung für die Nutzung sämtlicher Funktionen, die eine Verbindung zu einem Drittplattform-Konto voraussetzen.

Ohne eine entsprechende Verknüpfung können wesentliche Funktionen der CRM-Anwendung nicht genutzt werden.

9. Verarbeitung von CRM-Daten

Nach der erfolgreichen Verknüpfung eines Drittplattform-Kontos verarbeitet User Flow diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung der CRM-Funktionen erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der vom jeweiligen Nutzer genutzten Funktionen sowie der ihm zugewiesenen Berechtigungen.

Innerhalb der CRM-Anwendung können Agenturen und berechtigte Chatter Informationen verwalten, organisieren, ergänzen und auswerten, um Kommunikationsprozesse zu strukturieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

9.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Stammdaten

* Alias

* Nickname

* Benutzerkennungen

* Creator-Zuordnungen

* interne Zuordnungen innerhalb der Plattform

CRM-Daten

* Listenzugehörigkeiten

* individuelle Tags

* interne Notizen

* Statusinformationen

* selbst angelegte Informationen

* interne Kategorisierungen

* Erinnerungen

* Markierungen

* Prioritäten

* individuelle CRM-Einträge

Abonnement- und Vertragsinformationen

* Beginn eines Abonnements

* Status eines Abonnements

* Preis eines Abonnements

* automatische Verlängerung

* weitere abonnementsbezogene Informationen

Umsatzinformationen

* gesamter Umsatz eines Fans

* letzter Kaufbetrag

* höchste Einzelzahlung

* weitere statistische Umsatzinformationen

Aktivitätsdaten

* Kommunikationshistorie

* Zeitpunkte von Interaktionen

* interne Statusänderungen

* Bearbeitungsverläufe

*Zuordnungen innerhalb der CRM-Anwendung

*Online-Statusinformationen, soweit diese von der jeweiligen Drittplattform bereitgestellt werden Sonstige vom Nutzer ergänzte Informationen

Soweit Nutzer innerhalb der CRM-Anwendung eigene Informationen ergänzen oder speichern, werden auch diese Daten verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung der jeweiligen Funktion erforderlich ist.

9.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Bereitstellung der CRM-Anwendung,

* Organisation von Creator-Accounts,

* Verwaltung von Kommunikationsprozessen,

* Verwaltung von Fanbeziehungen,

* Bereitstellung individueller CRM-Funktionen,

* Strukturierung und Kategorisierung von Kontakten,

* Verwaltung interner Arbeitsabläufe,

* Unterstützung von Agenturen und Chattern bei der täglichen Arbeit, * Bereitstellung statistischer Übersichten,

* Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit,

* Fehleranalyse,

* Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs.

9.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Erfüllung des Nutzungsvertrages sowie die Bereitstellung der CRM-Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität oder Weiterentwicklung der Plattform dienen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9.4 Rollen- und Berechtigungskonzept

Der Zugriff auf CRM-Daten erfolgt ausschließlich entsprechend der innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

Insbesondere gilt:

* Agenturen können die ihnen zugeordneten Creator verwalten.

* Agenturen können Chatter anlegen, verwalten sowie einzelnen Creatorn zuweisen.

* Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Daten und Funktionen, für die ihnen durch die jeweilige Agentur Berechtigungen erteilt wurden.

* Chatter erhalten keinen Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder auf nicht freigegebene Bereiche.

* Berechtigungen können jederzeit durch die jeweilige Agentur angepasst oder entzogen werden.

User Flow setzt hierbei ein rollenbasiertes Berechtigungssystem ein, um den Zugriff auf personenbezogene Daten auf das erforderliche Maß zu beschränken.

9.5 Speicherung der CRM-Daten

CRM-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene CRM-Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene CRM-Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

9.6 Empfänger der Daten

Innerhalb der CRM-Anwendung erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, denen entsprechende Berechtigungen zugewiesen wurden.

Darüber hinaus können technische Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich insoweit verarbeiten, wie dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

9.7 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Daten ist erforderlich, um die CRM- Anwendung und ihre Funktionen bereitstellen zu können.

Ohne diese Daten können wesentliche Funktionen der Plattform nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

10. Verarbeitung von Kommunikationsdaten

Ein wesentlicher Bestandteil der CRM-Anwendung besteht in der Verwaltung und Darstellung von Kommunikationsvorgängen zwischen verbundenen Plattformkonten und deren Fans.

Soweit der Nutzer entsprechende Funktionen verwendet, verarbeitet User Flow Kommunikationsdaten, die im Zusammenhang mit den über die jeweilige Drittplattform geführten Unterhaltungen stehen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer genutzten CRM-Funktionen.

10.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung der Kommunikationsfunktionen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Kommunikationsinhalte

* Textnachrichten,

* Bildnachrichten,

* sonstige Medieninhalte,

* Nachrichtenverläufe,

* sowie weitere innerhalb der Kommunikation übermittelte Inhalte.

Kommunikationsmetadaten

* Zeitpunkt des Nachrichtenversands,

* Zeitpunkt des Nachrichteneingangs,

* Statusinformationen (z. B. gelesen oder zugestellt),

* beteiligte Benutzerkennungen,

* technische Nachrichteninformationen,

* Zuordnungen innerhalb der CRM-Anwendung.

Kommunikationsbezogene CRM-Daten

Im Zusammenhang mit Kommunikationsvorgängen können zusätzlich interne CRM-Informationen verarbeitet werden, insbesondere:

* interne Notizen,

* Zuordnungen,

* Erinnerungen,

* Statusinformationen,

* Tags,

* Listenzugehörigkeiten,

* sowie weitere organisatorische Informationen.

10.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Bereitstellung der Chatfunktionen innerhalb der CRM-Anwendung,

* Darstellung bestehender Kommunikationsverläufe,

* Synchronisierung von Kommunikationsdaten,

* Unterstützung der Kommunikation zwischen Creatorn, Agenturen, Chattern und Fans, * Organisation von Kommunikationsprozessen,

* Verbesserung interner Arbeitsabläufe,

* Fehleranalyse,

* Gewährleistung eines stabilen Plattformbetriebs,

* Sicherstellung der Systemsicherheit.

10.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Erfüllung des Nutzungsvertrages und zur Bereitstellung der Kommunikationsfunktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit, Fehleranalyse oder der technischen Weiterentwicklung dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10.4 Speicherung der Kommunikationsdaten

Kommunikationsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Kommunikationsdaten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden diese Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Davon unberührt bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Daten, deren weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10.5 Zugriffsberechtigungen

Auf Kommunikationsdaten erhalten ausschließlich diejenigen Nutzer Zugriff, denen innerhalb der Plattform entsprechende Berechtigungen zugewiesen wurden.

Insbesondere gilt:

* Agenturen können auf die Kommunikationsdaten der ihnen zugeordneten Creator zugreifen.

* Chatter können ausschließlich auf diejenigen Kommunikationsdaten zugreifen, für die ihnen eine entsprechende Berechtigung erteilt wurde.

* Ein Zugriff auf Kommunikationsdaten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Creator ist ausgeschlossen.

User Flow setzt hierzu ein rollenbasiertes Berechtigungssystem ein.

10.6 Empfänger der Daten

Personenbezogene Kommunikationsdaten werden ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, der für die Bereitstellung der jeweiligen Funktionen erforderlich ist.

Soweit hierfür technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Kommunikationsdaten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

10.7 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Kommunikationsinhalte können im Einzelfall Informationen enthalten, aus denen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO hervorgehen können.

Hierzu können insbesondere Angaben über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person gehören.

User Flow verarbeitet solche Inhalte ausschließlich, soweit diese durch die Nutzer innerhalb der Kommunikationsfunktionen verarbeitet werden und die Verarbeitung für die Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer genutzten Dienste erforderlich ist.

User Flow verfolgt mit der Verarbeitung dieser Inhalte keinen eigenen Zweck und wertet Kommunikationsinhalte nicht zur Erstellung persönlicher Profile oder zu eigenen Marketingzwecken aus.

User Flow wertet Kommunikationsinhalte nicht zur Erstellung eigener Persönlichkeitsprofile, Verhaltensprofile oder Marketingprofile von Fans, Chattern oder sonstigen betroffenen Personen aus.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom jeweiligen Nutzer verwendeten Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung.

10.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Kommunikationsdaten ist erforderlich, um die Kommunikationsfunktionen der CRM-Anwendung bereitstellen zu können.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen nicht genutzt werden.

11. Verarbeitung von Analyse- und Statistikdaten

Zur Bereitstellung verschiedener Auswertungs- und Analysefunktionen verarbeitet User Flow personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der CRM-Anwendung entstehen oder mit den verbundenen Drittplattform-Konten synchronisiert werden.

Diese Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung statistischer Funktionen innerhalb der Plattform sowie der Unterstützung der Nutzer bei der Verwaltung ihrer Geschäftsabläufe.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweils genutzten Funktionen und der dem jeweiligen Nutzer zugewiesenen Berechtigungen.

11.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Analyse- und Statistikfunktionen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Umsatz- und Verkaufsdaten

* Gesamtumsatz einzelner Fans,

* letzter Kaufbetrag,

* höchste Einzelzahlung,

* abonnementsbezogene Umsätze,

* weitere umsatzbezogene Kennzahlen.

Abonnementsdaten

* Status bestehender Abonnements,

* Beginn eines Abonnements,

* Laufzeit,

* Preis eines Abonnements,

* automatische Verlängerung,

* weitere abonnementsbezogene Informationen.

Kommunikationsstatistiken

* Anzahl von Unterhaltungen,

* Kommunikationsaktivitäten,

* Nachrichtenstatistiken,

* Bearbeitungsstände,

* weitere statistische Auswertungen.

Dashboard- und Analyseinformationen

* aggregierte Übersichten,

* Diagramme,

* Auswertungen,

* Kennzahlen,

* Trendanalysen,

* vergleichende Zeiträume,

* individuell auswählbare Statistikzeiträume.

11.2 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Bereitstellung der Dashboard-Funktionen,

* Erstellung statistischer Auswertungen,

* Analyse geschäftlicher Kennzahlen,

* Unterstützung bei unternehmerischen Entscheidungen,

* Verwaltung von Creator-Accounts,

* Optimierung interner Arbeitsabläufe,

* Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit,

* Fehleranalyse,

* Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs.

Die statistischen Auswertungen dienen ausschließlich der Nutzung innerhalb der CRM- Anwendung und werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO verwendet.

11.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für die Bereitstellung der vertraglich geschuldeten CRM-Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Verbesserung, Stabilität oder Sicherheit unserer Dienste dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die innerhalb der CRM-Anwendung bereitgestellten Analyse- und Statistikfunktionen dienen ausschließlich der Unterstützung der Nutzer bei der Auswertung ihrer Daten.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch User Flow nicht statt.

11.4 Speicherung der Analyse- und Statistikdaten

Analyse- und Statistikdaten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene Analyse- und Statistikdaten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

11.5 Empfänger der Daten

Analyse- und Statistikdaten werden ausschließlich innerhalb der CRM-Anwendung den jeweils berechtigten Nutzern angezeigt.

Darüber hinaus können technische Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich insoweit verarbeiten, wie dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

11.6 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen Analyse- und Statistikdaten ist erforderlich, um die entsprechenden Dashboard- und Analysefunktionen innerhalb der CRM- Anwendung bereitstellen zu können.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

12. Verarbeitung von Activity- und Time-Tracking-Daten

User Flow kann Funktionen zur Erfassung und Auswertung von Aktivitäts- und Arbeitszeiten innerhalb der CRM-Anwendung bereitstellen.

Diese Funktionen dienen ausschließlich der Dokumentation der tatsächlichen Nutzung der CRM- Anwendung sowie der Erstellung statistischer Auswertungen für Agenturen und berechtigte Nutzer.

Eine Erfassung erfolgt ausschließlich während der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung.

12.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Activity- und Time-Tracking-Funktionen können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

* Beginn einer aktiven Nutzungssitzung,

* Ende einer aktiven Nutzungssitzung,

* Dauer einzelner Nutzungssitzungen,

* Gesamtdauer der Nutzung innerhalb frei wählbarer Zeiträume,

* Zeitpunkte von Aktivitätsunterbrechungen,

* Benutzerkennung des jeweiligen Chatters,

* Zuordnung zum jeweiligen Creator,

* daraus berechnete statistische Kennzahlen.

Darüber hinaus können auf Grundlage dieser Daten insbesondere folgende Auswertungen erstellt werden:

* gesamte Chatzeit,

* durchschnittliche Chatzeit,

* Umsatz innerhalb eines ausgewählten Zeitraums,

* durchschnittlicher Umsatz pro Stunde,

* weitere statistische Leistungskennzahlen.

12.2 Art der Zeiterfassung

Eine Zeiterfassung erfolgt ausschließlich während der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung.

Wird über einen längeren Zeitraum keine Benutzeraktivität festgestellt, kann die aktive Zeiterfassung automatisch unterbrochen werden.

Die Zeiterfassung wird erst fortgesetzt, nachdem erneut eine Benutzeraktivität festgestellt wurde.

Eine Erfassung außerhalb der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung findet nicht statt.

User Flow führt keine Hintergrundüberwachung von Endgeräten, keine Tastaturüberwachung, keine Mausprotokollierung und keine Bildschirmaufzeichnungen durch.

12.3 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Dokumentation der aktiven Nutzung der CRM-Anwendung,

* Erstellung statistischer Auswertungen,

* Berechnung von Leistungskennzahlen,

* Unterstützung von Agenturen bei der Organisation ihrer Arbeitsabläufe, * Erstellung von Dashboard-Auswertungen,

* Verbesserung der Transparenz innerhalb der Plattform,

* Fehleranalyse,

* Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs.

Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung der entsprechenden Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung.

12.4 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit, Stabilität oder Weiterentwicklung unserer Dienste dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12.5 Zugriffsberechtigungen

Die erfassten Activity- und Time-Tracking-Daten sind ausschließlich den jeweils berechtigten Nutzern innerhalb der CRM-Anwendung zugänglich.

Insbesondere gilt:

* Agenturen können die Activity- und Time-Tracking-Daten der ihnen zugeordneten Chatter einsehen.

* Chatter können ausschließlich ihre eigenen Activity- und Time-Tracking-Daten einsehen.

* Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Chatter ist ausgeschlossen.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich entsprechend der innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

12.6 Speicherdauer

Activity- und Time-Tracking-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden diese Daten zunächst archiviert.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene Activity- und Time-Tracking-Daten spätestens 24 Monate nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert.

Von einer Löschung ausgenommen bleiben Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

12.7 Empfänger der Daten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der CRM-Anwendung.

Soweit hierfür technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

12.8 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der Activity- und Time-Tracking-Daten ist erforderlich, um die entsprechenden Funktionen innerhalb der CRM-Anwendung bereitstellen zu können.

Werden diese Funktionen nicht genutzt oder stehen sie innerhalb des jeweiligen Benutzerkontos nicht zur Verfügung, findet keine entsprechende Verarbeitung statt.

13. Rollen- und Berechtigungssystem

User Flow verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten ausschließlich denjenigen Nutzern zugänglich sind, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten richtet sich ausschließlich nach den innerhalb der Plattform vergebenen Berechtigungen.

13.1 Rollen innerhalb der Plattform

Innerhalb der CRM-Anwendung können insbesondere folgende Rollen bestehen:

* Agentur

* Chatter

Jeder Nutzer erhält ausschließlich die Berechtigungen, die seiner jeweiligen Rolle sowie den durch die Agentur vergebenen Zugriffsrechten entsprechen.

13.2 Agenturen

Agenturen verwalten die ihnen zugeordneten Creator innerhalb der CRM-Anwendung.

Je nach Nutzung der Plattform können Agenturen insbesondere:

* Creator verwalten,

* Chatter einladen,

* Chatter aktivieren oder deaktivieren,

* Chatter einzelnen Creatorn zuweisen,

* Berechtigungen vergeben oder entziehen,

* Kommunikations- und CRM-Daten der ihnen zugeordneten Creator einsehen, * Dashboard- und Statistikfunktionen nutzen,

* Time-Tracking-Auswertungen der ihnen zugeordneten Chatter einsehen.

Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen ist ausgeschlossen.

13.3 Chatter

Chatter erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Creator und Funktionen, die ihnen durch die jeweilige Agentur zugewiesen wurden.

Je nach erteilter Berechtigung können Chatter insbesondere:

* Kommunikationsdaten bearbeiten,

* CRM-Einträge verwalten,

* Nachrichten bearbeiten,

* interne Informationen ergänzen,

* die ihnen freigegebenen Dashboard-Funktionen nutzen.

Ein Zugriff auf Daten anderer Agenturen oder nicht zugewiesener Creator ist ausgeschlossen.

13.4 Vergabe von Berechtigungen

Die Vergabe, Änderung und der Entzug von Berechtigungen erfolgen ausschließlich durch die jeweils verantwortliche Agentur.

Agenturen können Berechtigungen jederzeit anpassen oder vollständig entziehen.

User Flow verarbeitet hierbei ausschließlich die zur Umsetzung der jeweiligen Berechtigungen erforderlichen personenbezogenen Daten.

13.5 Administratorzugriffe

Zur Fehleranalyse, Wartung, technischen Unterstützung oder zur Bearbeitung von Supportanfragen kann es in Einzelfällen erforderlich sein, dass berechtigte Administratoren von User Flow auf Benutzerkonten zugreifen.

Solche Zugriffe erfolgen ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Fehlerbehebung, zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme oder auf ausdrückliche Anfrage des jeweiligen Nutzers erforderlich ist.

Administratoren erhalten keinen weitergehenden Zugriff als für den jeweiligen Zweck erforderlich.

Sämtliche Administratorzugriffe werden protokolliert und können insbesondere Informationen über den Zeitpunkt des Zugriffs, den zugreifenden Administrator sowie den betroffenen Benutzeraccount enthalten.

Ein Zugriff auf Benutzerkonten erfolgt ausschließlich durch hierzu ausdrücklich berechtigte

Administratoren und nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Unbefugte oder anlasslose Zugriffe auf Benutzerkonten finden nicht statt.

13.6 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Rollen- und Berechtigungssystems erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

* Verwaltung von Benutzerkonten,

* Umsetzung individueller Zugriffsrechte,

* Gewährleistung der Datensicherheit,

* Verhinderung unberechtigter Zugriffe,

* Unterstützung von Agenturen bei der Verwaltung ihrer Chatter,

* Bearbeitung von Supportanfragen,

* Fehleranalyse,

* Sicherstellung eines sicheren Plattformbetriebs.

13.7 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen erforderlich ist.

Soweit einzelne Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit oder dem Schutz unserer Systeme dienen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13.8 Speicherdauer

Informationen über Rollen, Berechtigungen sowie Administratorzugriffe werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Benutzerkontos gespeichert.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelten die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen allgemeinen Speicher- und Löschfristen.

13.9 Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Verarbeitung der in diesem Abschnitt beschriebenen personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die sichere Nutzung der CRM-Anwendung sowie die Verwaltung individueller Zugriffsrechte zu ermöglichen.

Ohne diese Verarbeitung können die entsprechenden Funktionen der Plattform nicht bereitgestellt werden.

14. Empfänger personenbezogener Daten

User Flow gibt personenbezogene Daten ausschließlich weiter, soweit dies zur Bereitstellung der angebotenen Dienste erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nicht.

14.1 Technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung der CRM-Anwendung setzt User Flow verschiedene technische Dienstleister ein.

Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag von User Flow und auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Hierzu gehören insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern:

* Hosting- und Serverdienstleister

* Datenbankanbieter

* E-Mail-Dienstleister

* Zahlungsdienstleister

* Infrastruktur- und Sicherheitsdienstleister

* Software- und Entwicklungsdienstleister

*Monitoring- und Logging-Dienstleister

Die konkret eingesetzten technischen Dienstleister können sich im Laufe der Zeit ändern, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit oder die Weiterentwicklung unserer Dienste erforderlich ist. Die jeweils aktuelle Übersicht der eingesetzten wesentlichen Dienstleister ergibt sich aus Abschnitt „Eingesetzte Dienstleister“ dieser Datenschutzerklärung.

14.2 Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen werden Zahlungsdienstleister eingesetzt.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt unmittelbar über den jeweiligen Zahlungsdienstleister.

User Flow erhält dabei ausschließlich diejenigen Informationen, die zur Zuordnung und Verwaltung der jeweiligen Zahlung erforderlich sind.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister können den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters entnommen werden.

14.3 Kommunikationsdienstleister

Für den Versand transaktionsbezogener E-Mails können externe E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden.

Hierzu gehören insbesondere E-Mails über:

* Registrierung,

* Passwort zurücksetzen,

* Einladungen,

* sicherheitsrelevante Benachrichtigungen,

* Vertragsinformationen,

* technische Hinweise,

* sowie weitere systembezogene Mitteilungen.

Eine Nutzung zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und gegebenenfalls auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

14.4 Dienstleister der Nutzer

Im Rahmen der Nutzung der CRM-Anwendung können personenbezogene Daten innerhalb der durch den jeweiligen Nutzer eingerichteten Organisationsstruktur verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

* Agenturen,

* Chatter,

* weitere durch den jeweiligen Nutzer berechtigte Personen.

Diese Empfänger erhalten ausschließlich Zugriff auf diejenigen Daten, die ihnen innerhalb des Rollen- und Berechtigungssystems ausdrücklich zugewiesen wurden.

14.5 Gesetzliche Verpflichtungen

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt außerdem, soweit User Flow hierzu aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet ist.

Dies betrifft insbesondere Übermittlungen an:

* Gerichte,

* Strafverfolgungsbehörden,

* Aufsichtsbehörden,

* Finanzbehörden,

* sowie sonstige öffentliche Stellen, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

14.6 Unternehmensumstrukturierungen

Im Falle einer gesellschaftsrechtlichen Umstrukturierung, Verschmelzung, Veräußerung von Unternehmensteilen oder eines vergleichbaren Vorgangs können personenbezogene Daten an die jeweils beteiligten Unternehmen oder deren Berater übermittelt werden, soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Transaktion erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden.

14.7 Keine Weitergabe zu Werbezwecken

User Flow verkauft personenbezogene Daten nicht an Dritte.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu eigenen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht.

14.8 Rechtsgrundlagen

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger weitergegeben werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage:

* Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),

* Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),

* Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse),

* oder auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

14.9 Auftragsverarbeitung

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

User Flow stellt sicher, dass sämtliche eingesetzten Auftragsverarbeiter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen.

15. Datenübermittlungen in Drittländer

User Flow ist bestrebt, personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten.

In Einzelfällen kann es jedoch erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dienstleister zu übermitteln oder durch Dienstleister verarbeiten zu lassen, deren Unternehmenssitz oder Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt.

Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

15.1 Rechtsgrundlagen für internationale Datenübermittlungen

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer der gesetzlich vorgesehenen Garantien.

Hierzu gehören insbesondere:

* ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, * Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO, * verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules), * oder eine sonstige nach der DSGVO zulässige Rechtsgrundlage.

15.2 Eingesetzte Dienstleister

Je nach genutzter Funktion können personenbezogene Daten insbesondere im Zusammenhang mit folgenden Dienstleisterkategorien verarbeitet werden:

* Hosting- und Cloud-Infrastruktur,

* E-Mail-Dienste,

* Zahlungsdienstleister,

* Sicherheits- und Netzwerkinfrastruktur,

* Software- und Entwicklungsdienste,

* Analyse- und Monitoringdienste.

Welche konkreten Dienstleister eingesetzt werden, ergibt sich aus den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

15.3 Sicherheitsmaßnahmen

Vor einer Datenübermittlung in ein Drittland prüft User Flow sorgfältig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche Übermittlung erfüllt sind.

Soweit erforderlich, werden geeignete technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Hierzu gehören insbesondere der Abschluss der von der Europäischen Kommission bereitgestellten Standardvertragsklauseln sowie weitere ergänzende Schutzmaßnahmen, soweit diese erforderlich sind.

15.4 Weitere Informationen

Betroffene Personen können jederzeit weitere Informationen über die im Einzelfall bestehenden Garantien für internationale Datenübermittlungen unter den in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten anfordern.

16. Eingesetzte Dienstleister

16.1 Allgemeines

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzt User Flow verschiedene technische Dienstleister ein.

Diese unterstützen uns insbesondere beim Hosting, Datenbankbetrieb, E-Mail-Versand, der Zahlungsabwicklung sowie dem sicheren Betrieb unserer Plattform.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO oder einer sonstigen datenschutzrechtlichen Grundlage.

16.2 Hetzner Online GmbH

Zweck

Hosting der Serverinfrastruktur.

Verarbeitete Daten

* Serverdaten

* Verbindungsdaten

* technische Protokolle

* gespeicherte Dateien

Standort

Deutschland

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

16.3 Neon Inc.

Zweck

Betrieb der PostgreSQL Datenbank.

Verarbeitete Daten

* Benutzerkonten

* CRM Daten

* Kommunikationsdaten

* Analyseinformationen

* Time Tracking Daten

Serverstandort

AWS Frankfurt (Deutschland)

Besonderheit

Backups und Datenbanksicherungen werden durch Neon entsprechend der eingesetzten Infrastruktur durchgeführt.

16.4 Stripe Payments Europe Ltd.

Zweck

Zahlungsabwicklung.

Verarbeitete Daten

* Zahlungsinformationen

* Rechnungsdaten

* Kundendaten

* Zahlungsstatus

User Flow erhält selbst keine vollständigen Kreditkartendaten.

16.5 Resend

Zweck

Versand transaktionsbezogener E-Mails.

Beispielsweise

* Registrierung

* Passwort zurücksetzen

* Einladungen

* Sicherheitsmeldungen

* Vertragsinformationen

Verarbeitete Daten

* E-Mail-Adresse

* Name (soweit vorhanden)

* Inhalt der jeweiligen E-Mail

16.6 GitHub

Zweck

Verwaltung und Entwicklung des Quellcodes.

Verarbeitete Daten

Soweit erforderlich können im Rahmen der Softwareentwicklung technische Konfigurationsdaten oder Entwicklungsinformationen verarbeitet werden.

GitHub dient ausschließlich der Entwicklung und Bereitstellung der Software.

16.7 Dokploy

Zweck

Deployment und Verwaltung der Serverumgebung.

Dokploy wird ausschließlich zur technischen Bereitstellung und Aktualisierung der Plattform eingesetzt.

16.8 Änderungen eingesetzter Dienstleister

User Flow behält sich vor, technische Dienstleister zu wechseln oder weitere Dienstleister einzusetzen, soweit dies für den sicheren, wirtschaftlichen oder technischen Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Änderungen erfolgen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

17. Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten

User Flow verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten entsprechend den nachfolgenden Regelungen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

17.1 Speicherung während des Vertragsverhältnisses

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses gespeichert.

Dies umfasst insbesondere:

* Benutzerkonten,

* CRM-Daten,

* Kommunikationsdaten,

* Analyse- und Statistikdaten,

* Activity- und Time-Tracking-Daten,

* Rollen- und Berechtigungsinformationen,

* sowie weitere zur Bereitstellung der Plattform erforderliche Daten.

17.2 Archivierung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten zunächst archiviert.

Die Archivierung dient insbesondere folgenden Zwecken:

* Wiederherstellung eines Benutzerkontos bei einer erneuten Registrierung, * Bearbeitung nachträglicher Supportanfragen,

* Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten,

* Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, * Sicherstellung eines geordneten Plattformbetriebs.

Während der Archivierung werden die Daten nicht mehr für die aktive Nutzung innerhalb der Plattform verwendet.

17.3 Löschung nach Ablauf der Archivierungsfrist

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen, werden personenbezogene Daten spätestens 24 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht oder anonymisiert.

Von dieser Regelung ausgenommen sind Daten, deren weitere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

17.4 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Soweit handels-, steuer- oder sonstige gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die hiervon betroffenen personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Fristen gespeichert.

Nach Ablauf dieser Fristen erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für eine Speicherung besteht.

17.5 Backups

Personenbezogene Daten können im Rahmen technischer Datensicherungen (Backups) vorübergehend gespeichert werden.

Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung von Systemen im Falle technischer Störungen oder Datenverluste.

Eine Nutzung der in Backups enthaltenen personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

Backups werden entsprechend den jeweils eingesetzten technischen Verfahren automatisch überschrieben oder gelöscht.

17.6 Anonymisierung

Soweit eine vollständige Löschung aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht unmittelbar möglich oder nicht erforderlich ist, können personenbezogene Daten anonymisiert werden.

Nach erfolgreicher Anonymisierung ist ein Personenbezug nicht mehr herstellbar.

Anonymisierte Daten gelten nicht mehr als personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz- Grundverordnung.

17.7 Löschanfragen

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Ein entsprechender Antrag kann über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten gestellt werden.

User Flow prüft jede Löschanfrage unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie sonstiger berechtigter Interessen.

17.8 Einschränkung der Löschung

Eine sofortige Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, soweit * gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,

* die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden,

* die Daten Bestandteil gesetzlich vorgeschriebener Nachweise sind, * oder eine weitere Speicherung aufgrund sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

In diesen Fällen erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung bis zum Wegfall des jeweiligen Speichergrundes.

18. Rechte betroffener Personen

Soweit User Flow personenbezogene Daten verarbeitet, stehen den betroffenen Personen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgend beschriebenen Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu.

Zur Ausübung dieser Rechte kann jederzeit Kontakt über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten aufgenommen werden.

18.1 Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, * ob personenbezogene Daten verarbeitet werden,

* welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,

* zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt,

* an welche Empfänger Daten übermittelt wurden oder werden,

* wie lange die Daten gespeichert werden,

* sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.

Auf Wunsch kann eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.

18.2 Recht auf Berichtigung

Betroffene Personen haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

18.3 Recht auf Löschung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen besteht das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen.

Dieses Recht besteht insbesondere dann, wenn

* die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind, * eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht, * oder die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

18.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann verlangt werden, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten eingeschränkt wird.

Während der Einschränkung dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur noch gespeichert oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben verarbeitet werden.

18.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Betroffene Personen haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder — soweit technisch möglich — die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Dieses Recht besteht ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen.

18.6 Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

User Flow verarbeitet die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

18.7 Widerruf einer Einwilligung

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

18.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Dies gilt insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Mitgliedstaats ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

18.9 Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der in diesem Abschnitt beschriebenen Rechte kann jederzeit Kontakt mit User Flow aufgenommen werden.

Anfragen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geprüft und innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeitet.

Soweit gesetzlich zulässig, kann User Flow zur Identitätsprüfung weitere Informationen anfordern, bevor personenbezogene Daten herausgegeben oder geändert werden.

19. Datensicherheit

Der Schutz personenbezogener Daten hat für User Flow einen hohen Stellenwert.

User Flow trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und bei Bedarf angepasst.

19.1 Technische Schutzmaßnahmen

Zum Schutz personenbezogener Daten setzt User Flow insbesondere geeignete technische Sicherheitsmaßnahmen ein.

Hierzu gehören insbesondere:

* verschlüsselte Datenübertragungen (TLS/SSL),

* Zugriffsbeschränkungen auf Systeme und Datenbanken,

* rollenbasierte Berechtigungskonzepte,

*Authentifizierungsverfahren,

*Speicherung von Passwörtern ausschließlich in gehashter Form,

*Verschlüsselung besonders schutzbedürftiger Zugangsdaten,

* Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,

* Datensicherungen (Backups),

* sowie weitere dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmaßnahmen.

19.2 Organisatorische Maßnahmen

User Flow beschränkt den Zugriff auf personenbezogene Daten auf diejenigen Personen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Mitarbeiter sowie beauftragte Dienstleister werden ausschließlich im erforderlichen Umfang zum Umgang mit personenbezogenen Daten berechtigt.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von User Flow verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

19.3 Zugang zu Benutzerkonten

Ein Zugriff auf Benutzerkonten durch Administratoren von User Flow erfolgt ausschließlich, * soweit dies zur Bearbeitung einer Supportanfrage erforderlich ist, * zur Fehleranalyse,

* zur Sicherstellung des sicheren Betriebs der Plattform,

* oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.

Administratorzugriffe werden protokolliert und auf das erforderliche Maß beschränkt.

19.4 Keine absolute Sicherheit

Trotz aller eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen kann keine Datenübertragung über das Internet oder elektronische Speichersysteme einen vollständigen Schutz vor sämtlichen Sicherheitsrisiken gewährleisten.

User Flow verbessert seine Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik.

19.5 Meldung von Sicherheitsvorfällen

Sollten Nutzer Anhaltspunkte für Sicherheitslücken, unberechtigte Zugriffe oder sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle feststellen, bittet User Flow darum, diese unverzüglich über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten zu melden.

Hierdurch können mögliche Risiken schneller erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

User Flow behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, neuer Funktionen, geänderter gesetzlicher Vorgaben oder sonstiger datenschutzrechtlicher Anforderungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit innerhalb der Plattform sowie auf der Website abrufbar.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden Nutzer über wesentliche Änderungen in geeigneter Weise informiert.

20.1 Geltende Version

Für die Nutzung der Plattform gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Fassung dieser Datenschutzerklärung.

Frühere Versionen können aus Nachweisgründen intern archiviert werden.

21. Kontakt zum Datenschutz

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

User Flow LT UG (haftungsbeschränkt) i.G. Alt-Möllner Straße 37-42, Gebäude B

23879 Mölln

Deutschland

E-Mail: info@user-flow.de

21.1 Datenschutzanfragen

Fragen zum Datenschutz sowie Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte können jederzeit über die oben genannten Kontaktmöglichkeiten an User Flow gerichtet werden.

Anfragen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeitet.

21.2 Datenschutzbeauftragter

Soweit gesetzlich erforderlich, wird User Flow einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten werden in diesem Fall an geeigneter Stelle veröffentlicht und in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.

Derzeit besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

22. Stand dieser Datenschutzerklärung

Stand: 06/2026

Version: 1.04